ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DEL GRADO DE MADUREZ EN GESTIÓN DE PORTAFOLIO DE LAS ORGANIZACIONES DEL GRUPO DE INTERÉS DE PMO DE BOGOTÁ DANIEL ALEXANDER GIL CHAPARRO SERGIO FERNANDO OJEDA MESA NELSON ARMANDO RODRÍGUEZ SILVA ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERIA JULIO GARAVITO UNIDAD DE PROYECTOS MAESTRÍA EN DESARROLLO Y GERENCIA INTEGRAL DE PROYECTOS BOGOTÁ D.C. 2016 ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DEL GRADO DE MADUREZ EN GESTIÓN DE PORTAFOLIO DE LAS ORGANIZACIONES DEL GRUPO DE INTERÉS DE PMO DE BOGOTÁ PRESENTADO POR: DANIEL ALEXANDER GIL CHAPARRO SERGIO FERNANDO OJEDA MESA NELSON ARMANDO RODRÍGUEZ SILVA Libro de Gerencia Director de Trabajo de Grado: Ingeniera MARTHA EDITH ROLÓN RAMÍREZ, PMP ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERIA JULIO GARAVITO UNIDAD DE PROYECTOS MAESTRÍA EN DESARROLLO Y GERENCIA INTEGRAL DE PROYECTOS BOGOTÁ D.C. 2016 3 CONTENIDO pág. 1. PROPÓSITO DEL PLAN DE GERENCIA ............................................................ 9 1.1 PROCESOS DE INICIACIÓN ...................................................................... 10 1.1.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) ....... 10 1.1.2 Identificar a los Interesados (stakeholders) ........................................... 10 1.2 PROCESOS DE PLANEACIÓN ................................................................... 16 1.2.1 Planear la gestión de Interesados (stakeholders) .................................. 16 1.2.2 Planear la gestión de Alcance ............................................................... 23 1.2.2.1 Documento de requerimientos ........................................................ 23 1.2.2.2 Matriz de trazabilidad ...................................................................... 25 1.2.2.3 Declaración de alcance ................................................................... 28 1.2.2.4 WBS y diccionario de WBS ............................................................. 29 1.2.3 Planear la Gestión de Tiempo ............................................................... 30 1.2.4 Planear la Gestión de Costos ................................................................ 30 1.2.5 Planear la Gestión de Calidad ............................................................... 31 1.2.6 Planear la gestión de Recursos Humanos............................................. 34 1.2.6.1 Organigrama ................................................................................... 34 4 1.2.6.2 Matriz de asignación de responsabilidades RACI ........................... 35 1.2.7 Planear la gestión de Comunicaciones ................................................. 38 1.2.7.1 Matriz de comunicaciones ............................................................... 38 1.2.8 Planear la Gestión de Riesgos .............................................................. 41 1.2.8.1 Identificación de riesgos.................................................................. 41 1.2.8.2 Análisis cualitativo de riesgos ......................................................... 43 1.2.8.3 Plan de respuesta a riesgos ............................................................ 45 1.3 PROCESOS DE EJECUCIÓN ..................................................................... 47 1.4 PROCESOS DE CONTROL ........................................................................ 47 1.5 PROCESOS DE CIERRE ............................................................................ 48 2. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL TRABAJO DE GRADO ........................... 49 2.1 MÉTRICAS DE CALIDAD (SPI, CPI) Y LISTAS DE VERIFICACIÓN .......... 50 2.2 CURVA S DE COSTOS ............................................................................... 55 2.3 SEGUIMIENTO A LOS STAKEHOLDERS ................................................... 56 2.4 SEGUMIENTO A LOS REQUERIMIENTOS ................................................ 59 2.5 SEGUIMIENTO A LOS RIESGOS ............................................................... 62 2.6 SEGUIMIENTO A LAS COMUNICACIONES ............................................... 64 3. ACTA DE CIERRE ............................................................................................. 64 BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 65 5 ANEXO A - ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (PROJECT CHARTER) ............................................................................................................................... 66 ANEXO B – DECLARACIÓN DE ALCANCE ......................................................... 68 ANEXO C – DICCIONARIO DE LA WBS .............................................................. 70 ANEXO D – LÍNEA BASE DE TIEMPO, CRONOGRAMA ..................................... 75 ANEXO E – LÍNEA BASE DE COSTOS, PRESUPUESTO ................................... 76 ANEXO F – FICHAS TÉCNICAS MÉTRICAS DE CALIDAD ................................. 79 ANEXO G – LISTAS DE VERIFICACIÓN .............................................................. 83 ANEXO H - ACTAS DE REUNIÓN ........................................................................ 88 ANEXO I – COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS ............................................ 113 ANEXO J – MEMORIA DE CÁLCULO INDICADORES SPI Y CPI ...................... 131 ANEXO K – CONTROL DEL PROYECTO CON LISTAS DE VERIFICACIÓN .... 133 ANEXO L – ACTA DE CIERRE ........................................................................... 139 6 LISTA DE ILUSTRACIONES pág. Ilustración 1. Registro de stakeholders .................................................................. 11 Ilustración 2. Cuadrantes de prioridades, Matriz Poder – Interés. ......................... 15 Ilustración 3. Matriz Poder – Interés de cada stakeholder ..................................... 15 Ilustración 4. Costo planeado................................................................................. 31 Ilustración 5. Organigrama del trabajo de grado. ................................................... 34 Ilustración 6. Estructura de descomposición de riesgos ........................................ 44 Ilustración 7. Indicador CPI del trabajo de grado ................................................... 54 Ilustración 8. Indicador SPI del trabajo de grado ................................................... 54 Ilustración 9. Evolución de costos del proyecto ..................................................... 55 7 LISTA DE TABLAS pág. Tabla 1. Identificación de stakeholders .................................................................. 12 Tabla 2. Matriz de priorización de poder/interés .................................................... 14 Tabla 3. Registro de stakeholders ......................................................................... 16 Tabla 4. Estrategias para el manejo de stakeholders ............................................ 22 Tabla 5. Requerimientos del producto: Requerimientos Funcionales .................... 23 Tabla 6 . Requerimientos del Producto: Otros requerimientos del producto .......... 24 Tabla 7. Requerimientos del proyecto: Gerenciales .............................................. 24 Tabla 8. Matriz de trazabilidad – requerimientos del producto funcionales ............ 25 Tabla 9. Matriz de trazabilidad - requerimientos del producto no funcionales ....... 26 Tabla 10. Matriz de trazabilidad - requerimientos del proyecto .............................. 27 Tabla 11. Línea base de costos ............................................................................. 30 Tabla 12. Objetivos de calidad para trabajo de grado. ........................................... 32 Tabla 13. Variables específicas de las métricas de calidad. .................................. 33 Tabla 14. Matriz de asignación de responsabilidades RACI .................................. 36 Tabla 15. Matriz de comunicaciones ...................................................................... 38 Tabla 16. Identificación de riesgos del trabajo de grado. ....................................... 42 Tabla 17. Probabilidad e incidencia de impacto de riesgos ................................... 43 Tabla 18. Análisis cualitativo de riesgos. ............................................................... 44 Tabla 19. Plan de acción de riesgos del trabajo de grado. .................................... 45 8 Tabla 20. Indicadores de desempeño .................................................................... 50 Tabla 21. Desviaciones Indicadores de desempeño .............................................. 52 Tabla 22. Seguimiento a los stakeholders ............................................................. 56 Tabla 23. Seguimiento a los requerimientos .......................................................... 59 Tabla 24. Plan de acción de riesgos del trabajo de grado ..................................... 62 9 1. PROPÓSITO DEL PLAN DE GERENCIA El plan de gerencia del proyecto “Elaboración del diagnóstico del grado de madurez en gestión de portafolio en el grupo de interés de PMO de Bogotá” tiene como propósito establecer los lineamientos para los procesos de ejecución, control y cierre con base en el grupo de procesos y en las áreas de conocimiento establecidas por el Project Management Institute PMI, en el PMBOK® 5ª ed. 2013. Dentro del plan de gerencia se realiza toda la documentación de las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes de Gestión subordinados, entre los cuales se encuentran: Plan de gestión del alcance, plan de gestión del tiempo, plan de gestión del costo, plan de gestión de calidad, plan de gestión de riesgos, plan de gestión de los interesados (stakeholders), plan de gestión de comunicaciones y el plan de gestión de recursos humanos. 10 1.1 PROCESOS DE INICIACIÓN 1.1.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) El Acta de Constitución del Proyecto o también conocido en el PMBOK® 5ª ed. 2013, como Project Charter, es el documento que autoriza de manera formal el inicio de las actividades relacionadas con el trabajo de grado y empodera al Gerente del Proyecto. El documento contiene la siguiente información:  Nombre del trabajo de grado.  Fecha de inicio del trabajo de grado.  Fecha de cierre del trabajo de grado.  Nombre del gerente del trabajo de grado.  Objetivo del trabajo de grado.  Alcance del trabajo de grado.  Roles y responsabilidades.  Resumen de hitos.  Presupuesto.  Aprobación del sponsor. El Acta de Constitución se encuentra en el anexo A del presente documento. 1.1.2 Identificar a los Interesados (stakeholders) En este proceso se identifican a todos stakeholders y se documenta toda la información relevante respecto al perfil, las expectativas, tipo, rol y la relación de cada uno con el trabajo de grado. Como resultado de la Identificación de los stakeholders, se obtienen dos resultados principales, los cuales son: el “Registro de Stakeholders” y las “Estrategias de manejo de los stakeholders”. El registro de stakeholders consiste en identificar, clasificar, evaluar y determinar las necesidades, expectativas y deseos, que permitan establecer las estrategias genéricas y específicas para el manejo de cada stakeholder. 11 Registro de stakeholders: Ilustración 1. Registro de stakeholders Fuente: Elaboración propia Estrategias de manejo de los stakeholders Las estrategias de manejo de los stakeholders, se establecen a partir de la matriz de registro de stakeholders. En este proceso se identifican las estrategias de manejo genéricas y específicas que permitan llevar del nivel de actitud actual al nivel deseado en el proyecto para cada stakeholder y, de esta forma aumentar el soporte y minimizar los impactos negativos. • Identificación y nombre Identificación • Clase: Interno/Externo • Actitud: Opositor / Inconsciente / Neutral / Partidario / Líder Clasificación • Poder, Interés, (P+I) Evaluación Necesidades, expectativas, deseos • Genérica • Específica Estrategia 12 Los stakeholders identificados se muestran en la tabla 1: Tabla 1. Identificación de stakeholders ID Nombre del stakeholder S-01 Unidad de Proyectos. S-02 Director del trabajo de grado. S-03 Director de la maestría. S-04 Jurados. S-05 Asesores. S-06 Gerente del trabajo de grado. S-07 Alumnos del equipo de trabajo del proyecto de grado. S-08 Expertos en PMO del Grupo de Interés de PMO de Bogotá. S-09 Empresas del Grupo de Interés de PMO de Bogotá. Fuente: Elaboración propia  Clasificación de los stakeholders Para realizar el análisis y clasificación de stakeholders se utiliza el modelo de la matriz poder/interés propuesto por (Project Management Institute, 2013), asignando para cada stakeholder identificado un respectivo nivel de poder, analizando los aspectos de influencia y control en el trabajo de grado; de la misma forma se analiza su nivel de interés relacionado con el desarrollo y los resultados obtenidos en el proyecto. En la clasificación también se tiene en cuenta el tipo de cada stakeholder (interno o externo).  Procedimiento para la clasificación de los stakeholders Dado que se va a utilizar el modelo de la matriz poder/interés para la clasificación de los stakeholders, se define la escala de “0 a 5”, donde “0” representa el poder o interés más bajo o nulo y “5” el poder e interés más alto que puede llegar a tener cualquier stakeholder del proyecto. De acuerdo con los conceptos de poder e interés se realiza una clasificación cualitativa de los stakeholders identificados, posteriormente se obtiene la clasificación cuantitativa que permite clasificarlos según la prioridad que cada uno tiene. 13 De acuerdo con lo anterior y siguiendo la adaptación propuesta (Gutiérrez, 2014) la clasificación de prioridad definida para este trabajo es: - Stakeholder “Alto poder + Alto Interés” Prioridad 1: 7.5 < P + I Prioridad 2: 5.0 < P + I < 7.5 Estrategia Genérica: Manejar de Cerca - Stakeholder “Alto poder + Bajo Interés” Prioridad 3: 5.0 < P + I < 7.5 Prioridad 4: 2.5 < P + I < 5.0 Estrategia Genérica: Mantener Satisfechos - Stakeholder “Bajo poder + Alto Interés” Prioridad 5: 5.0 < P + I < 7.5 Prioridad 6: 2.5 < P + I < 5.0 Estrategia Genérica: Mantener Informados - Stakeholder “Bajo poder + Bajo Interés” Prioridad 7: 2.5 < P + I < 5.0 Prioridad 8: 0.0 < P + I < 2.5 Estrategia Genérica: Hacer Seguimiento 14 La ponderación obtenida a través de la matriz de priorización de poder/interés se muestra en la tabla 2. Tabla 2. Matriz de priorización de poder/interés ID Stakeholder Tipo (Interno/Externo) Poder P Interés I P + I Influencia Control Técnico Académico 60% 40% 50% 50% S-01 Unidad de Proyectos Externo 4.0 3.0 3.6 3.0 5.0 4.0 7.6 S-02 Director del trabajo de grado Interno 5.0 4.0 4.6 5.0 4.0 4.5 9.1 S-03 Director de la Maestría en Desarrollo y Gerencia Integral de Proyectos Externo 4.0 3.0 3.6 2.0 4.0 3.0 6.6 S-04 Jurados Externo 3.0 2.0 2.6 3.0 4.0 3.5 6.1 S-05 Asesores Externo 3.0 2.0 2.6 3.0 3.0 3.0 5.6 S-06 Gerente del trabajo de grado Interno 4.0 5.0 4.4 4.0 5.0 4.5 8.9 S-07 Alumnos del equipo de trabajo del proyecto de grado Interno 4.0 3.0 3.6 4.0 5.0 4.5 8.1 S-08 Expertos en PMO del Grupo de Interés de PMO de Bogotá Externo 3.0 1.0 2.2 5.0 3.0 4.0 6.2 S-09 Empresas del Grupo de Interés de PMO de Bogotá Externo 2.0 1.0 1.6 3.0 1.0 2.0 3.6 Fuente: Elaboración propia 15 La ilustración 2 muestra una adaptación propuesta (Gutiérrez, 2014) de los cuadrantes respectivos para cada una de las prioridades establecidas para el modelo poder/interés propuesto por (Project Management Institute, 2013). Ilustración 2. Cuadrantes de prioridades, Matriz Poder – Interés. Fuente: Elaboración propia a partir de PMBOK, 5ta ed. La ilustración 3 muestra la clasificación de cada stakeholder por cuadrante de acuerdo a la matriz poder/interés previamente desarrollada. Ilustración 3. Matriz Poder – Interés de cada stakeholder Fuente: Elaboración propia a partir de PMBOK, 5ta ed. 16 1.2 PROCESOS DE PLANEACIÓN 1.2.1 Planear la gestión de Interesados (stakeholders) Una vez realizada la clasificación de cada stakeholder, se procede a realizar el registro de los mismos. En la siguiente tabla se realiza el registro de las necesidades, expectativas y deseos de cada stakeholder, así como la posición frente al proyecto (opositor, inconsciente, neutral, partidario o líder) que tiene cada stakeholder y se hace un registro comparando la actitud actual (A) y la deseada (D). Tabla 3. Registro de stakeholders ID Posición Prioridad Necesidades, Expectativas y Deseos Opositor Inconsciente Neutral Partidario Líder S-01 A  D 1 Que el proyecto desarrollado este alineado con el programa de la Maestría en Desarrollo y Gerencia Integral de Proyectos de la Escuela Colombiana de Ingeniería y con el Project Management Institute PMI, generando conocimiento y dando cumplimiento a las normas y condiciones establecidas para el desarrollo del trabajo de grado. 17 ID Posición Prioridad Necesidades, Expectativas y Deseos Opositor Inconsciente Neutral Partidario Líder S-02 A  D 1 Crear conocimiento acerca de la gerencia de portafolios en Colombia, específicamente del grado de madurez en gestión de portafolio, con lo cual se generarán beneficios tanto para las empresas del grupo de Interés de PMO de Bogotá, así como otras empresas que se encuentren en un proceso de desarrollo e implementación de gestión de portafolios. Que se dé cumplimiento con las normas y condiciones establecidas por la Escuela Colombiana de Ingeniería para el desarrollo del trabajo de grado. S-03 A  D 2 Que el proyecto desarrollado este alineado con el programa de la Maestría en Desarrollo y Gerencia Integral de Proyectos de la Escuela Colombiana de Ingeniería y con el Project Management Institute PMI, generando conocimiento y dando cumplimiento a las normas y condiciones establecidas para el desarrollo del trabajo de grado. 18 ID Posición Prioridad Necesidades, Expectativas y Deseos Opositor Inconsciente Neutral Partidario Líder S-04 A  D 2 Que el proyecto cumpla con todos los requerimientos y entregables establecidos por la Escuela Colombiana de Ingeniería y por la Unidad de Proyectos. Que el proyecto genere alternativas de solución al problema planteado en la propuesta de trabajo de grado, demostrando que verdaderamente se genere nuevo conocimiento en el campo de acción donde se desarrolle la investigación. S-05 A  D 2 Dar cumplimiento a las normas y condiciones establecidas para el desarrollo del trabajo, utilizando una metodología de investigación claramente definida que permita desarrollar el proyecto de forma exitosa. 19 ID Posición Prioridad Necesidades, Expectativas y Deseos Opositor Inconsciente Neutral Partidario Líder S-06 A  D 1 Desarrollar el proyecto del trabajo de grado de forma exitosa, cumpliendo con las normas y requisitos establecidos por la Escuela Colombiana de Ingeniería. Generar conocimiento acerca de la madurez en gestión de portafolio de las empresas colombianas, donde a través de la investigación hecha en el Grupo de Interés de PMO de Bogotá se pueda generar información aplicable a varias empresas de diferentes sectores que tengan establecida o estén en proceso de implementación de PMO. Utilizar las herramientas desarrolladas por el PMI y adquiridas a lo largo del programa de Maestría para llevar a cabo de forma exitosa todo el desarrollo del trabajo de grado. 20 ID Posición Prioridad Necesidades, Expectativas y Deseos Opositor Inconsciente Neutral Partidario Líder S-07 A  D 1 Desarrollar el proyecto del trabajo de grado de forma exitosa, cumpliendo con las normas y requisitos establecidos por la Escuela Colombiana de Ingeniería. Generar conocimiento acerca de la Madurez en Gestión de Portafolio de las empresas colombianas, donde a través de la investigación hecha en el Grupo de Interés de PMO de Bogotá D.C se pueda generar información aplicable a varias empresas de diferentes sectores que tengan establecida o estén en proceso de implementación de PMO. Utilizar las herramientas desarrolladas por el PMI y adquiridas a lo largo del programa de Maestría en Desarrollo y Gerencia Integral de Proyectos para llevar a cabo de forma exitosa todo el desarrollo del trabajo de grado. 21 ID Posición Prioridad Necesidades, Expectativas y Deseos Opositor Inconsciente Neutral Partidario Líder S-08 A D 5 Obtener información que permita que cada empresa que pertenece al Grupo de Interés de PMO de Bogotá conozca su grado de madurez actual en gestión de portafolios. Que el proyecto identifique los aspectos positivos y negativos de cada empresa en gestión de portafolios y cómo pueden mejorar su nivel actual. S-09 A D 7 Obtener información que permita que cada empresa que pertenece al Grupo de Interés de PMO de Bogotá conozca su grado de madurez actual en gestión de portafolios. Que el proyecto identifique los aspectos positivos y negativos de cada empresa en gestión de portafolios y cómo pueden mantener su nivel o incrementarlo. De la misma forma se espera que los resultados obtenidos sirvan para la formulación de iniciativas que le permitan a las organizaciones aumentar su nivel de madurez en gestión de portafolios partiendo de su nivel actual. Fuente: Elaboración propia 22 Identificada la prioridad de cada uno de los stakeholder a través de la matriz poder/interés se determina una estrategia genérica para cada uno y además es necesario establecer una estrategia específica para lograr la participación efectiva dentro del proyecto. Tabla 4. Estrategias para el manejo de stakeholders ID Estrategia Genérica Estrategia para lograr la participación efectiva S-01 Manejar de cerca Realizar comités y reuniones ocasionales con los miembros de la Unidad de Proyectos, con el fin de recibir retroalimentación y hacer las respectivas modificaciones y/o correcciones. S-02 Manejar de cerca Reuniones de seguimiento y control quincenales, informes periódicos de avances del trabajo de grado, además de constante comunicación telefónica y por correo electrónico. S-03 Manejar de cerca Informes de avance, presentación de la propuesta de grado y del plan de gerencia con sus respectivas sustentaciones. Comunicación directa acerca de dudas e inquietudes durante el desarrollo del trabajo de grado. Realizar correcciones y sugerencias propuestas, con el objetivo de tener un trabajo de grado exitoso y que garantice resultados válidos y aplicables. S-04 Manejar de cerca Involucrar en la toma de decisiones S-05 Manejar de cerca Informes de avance por escrito a través de correo electrónico y reuniones periódicas para recibir retroalimentación, comentarios y sugerencias respecto al desarrollo del trabajo de grado. S-08 Mantener informados Visitas, entrevistas y encuestas con los directores de las PMO y los líderes de proyectos de las empresas que pertenecen al Grupo de Interés de PMO de Bogotá. Informe final con los resultados, hallazgos, conclusiones y recomendaciones, en términos de beneficios para las empresas participantes en el proyecto de grado. 23 ID Estrategia Genérica Estrategia para lograr la participación efectiva S-09 Hacer seguimiento Informe final con los resultados, hallazgos, conclusiones y recomendaciones, en términos de beneficios para las empresas participantes en el proyecto de grado. Fuente: Elaboración propia 1.2.2 Planear la gestión de Alcance 1.2.2.1 Documento de requerimientos Los requerimientos del proyecto se han clasificado en: Requerimientos funcionales y requerimientos del proyecto. A continuación se describen los requerimientos en las tablas 5,6 y 7. Tabla 5. Requerimientos del producto: Requerimientos Funcionales ID Requerimiento Stakeholder solicitante Σ(P+I) RF01 El diseño de los instrumentos de medición debe contener elementos propios de un diagnóstico. S-04: Asesores 5,6 RF02 Los instrumentos de medición deben permitir obtener información relevante que no se pueda obtener solo a través de encuestas. S-02: Director del Trabajo de Grado 9,1 RF03 El modelo propuesto debe fundamentarse con los estándares y modelos de madurez existentes en gestión de portafolios más reconocidos. S-02: Director del Trabajo de Grado 9,1 Fuente: Elaboración propia 24 Tabla 6 . Requerimientos del Producto: Otros requerimientos del producto ID Requerimiento Stakeholder solicitante Σ(P+I) RNF01 El informe final no debe exceder 100 páginas. (Sin contar anexos) S-01: Unidad de Proyectos 7,6 RNF02 El libro de gerencia no debe exceder 50 páginas. (Sin contar anexos) S-01: Unidad de Proyectos 7,6 RNF03 El artículo corto debe tener una extensión mínima de 10 y máxima de 20 páginas. S-01: Unidad de Proyectos 7,6 Fuente: Elaboración propia Tabla 7. Requerimientos del proyecto: Gerenciales ID Requerimiento Stakeholder solicitante Σ(P+I) RG01 Entregar documento de trabajo de grado de acuerdo con las normas establecidas por la Unidad de Proyectos de la Escuela Colombiana de Ingeniería. S-01: Unidad de Proyectos 7,6 RG02 Los entregables del trabajo de grado deben diligenciarse en los formatos o plantillas establecidas por la Unidad de Proyectos de la Escuela Colombiana de Ingeniería. S-01: Unidad de Proyectos 7,6 RG03 Presentar la totalidad de los entregables de acuerdo al cronograma, anexos y guías de trabajo de grado establecidos por la Unidad de Proyectos de la Escuela Colombiana de Ingeniería. S-01: Unidad de Proyectos 7,6 RG04 Se deben realizar por los menos dos reuniones que deberán estar documentas en las actas de reunión de acuerdo con lo especificado en el anexo F establecido por la Unidad de Proyectos de la Escuela Colombiana de Ingeniería. S-01: Unidad de Proyectos 7,6 Fuente: Elaboración propia 25 1.2.2.2 Matriz de trazabilidad Tabla 8. Matriz de trazabilidad – requerimientos del producto funcionales REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO: REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ID Requerimiento STKH (P+I) Relación con los objetivos estratégicos TRAZABILIDAD WBS Verificación Validación R F 0 1 El diseño de los instrumentos de medición debe contener elementos propios de un diagnóstico. S-04 5,6 OE 1 2.2.1.1 Aprobación de la metodología a implementar por parte del asesor metodológico. Documento Informe Final. R F 0 2 Los instrumentos de medición deben permitir obtener información relevante que no se pueda obtener solo a través de encuestas. S-02 9,1 OE 2 2.1.2 Diseño de instrumentos de medición y aprobación del Director del Trabajo de Grado. Documento Informe Final. R F 0 3 El modelo propuesto debe fundamentarse con los estándares y modelos de madurez existentes en gestión de portafolios más reconocidos. S-02 9,1 OE 1 2.1.1 Revisión de literatura teniendo en cuenta los modelos PMMM de Kerzner, PMMM de PM Solutions, OPM3 de PMI, CMMI de CMU. Documento Informe Final. Fuente: Elaboración propia 26 Tabla 9. Matriz de trazabilidad - requerimientos del producto no funcionales REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO: OTROS REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO ID Requerimiento STKH (P+I) TRAZABILIDAD WBS Verificación Validación R N F 0 1 El informe final no debe exceder 100 páginas. (Sin contar anexos) S-01 7,6 2.2.3 Asegurar que el documento no exceda de 100 páginas. (Sin contar anexos) Documento Informe Final. R N F 0 2 El libro de gerencia no debe exceder 50 páginas. (Sin contar anexos) S-01 7,6 2.2.4 Asegurar que el documento no exceda de 50 páginas. (Sin contar anexos) Documento Libro de Gerencia R N F 0 3 El artículo corto debe tener una extensión mínima de 10 y máxima de 20 páginas. S-01 7,6 2.2.6 Asegurar que el documento no exceda de 20 páginas y contemple un mínimo de 10. Documento Artículo Corto Fuente: Elaboración propia 27 Tabla 10. Matriz de trazabilidad - requerimientos del proyecto REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO: GERENCIALES ID Requerimiento STKH (P+I) TRAZABILIDAD WBS Verificación Validación R G 0 1 Entregar documento trabajo de grado de acuerdo con normas establecidas por la unidad de proyectos de la Escuela Colombiana de Ingeniería. S-01 7,6 2.2.3; 2.2.4 Lista de verificación con entregables de trabajo de grado Documento Informe final. R G 0 2 Los entregables del Trabajo de Grado deben entregarse en los formatos o plantillas establecidos por la unidad de proyectos de la Escuela Colombiana de Ingeniería. S-01 7,6 2.2 Aplicación de formatos o plantillas disponibles. Documento Informe final y libro de gerencia R G 0 3 Presentar la totalidad de los entregables de acuerdo al cronograma, anexos y guías de trabajo de grado establecidos por la unidad de proyectos de la Escuela Colombiana de Ingeniería. S-01 7,6 2.2. Lista de verificación con entregables de trabajo de grado Recepción de los entregables de acuerdo al cronograma R G 0 4 Se deben elaborar por los menos dos reuniones que deberán estar documentas en las actas de reunión de acuerdo con lo especificado en el anexo F. S-01 7,6 2.2.4 Actas de reunión firmadas. Documento libro de gerencia Fuente: Elaboración propia 28 1.2.2.3 Declaración de alcance Con base al Acta de Constitución (Project Charter) y los requerimientos la declaración de alcance del proyecto contiene la siguiente información:  Objetivo del trabajo de grado.  Entregables del proyecto.  Entregables del producto.  Hitos.  Requerimientos funcionales.  Restricciones.  Supuestos. La declaración de alcance del trabajo de grado se puede consultar en el anexo B de este documento. 29 1.2.2.4 WBS y diccionario de WBS El diccionario de la WBS se encuentra disponible en el anexo C de este documento. 30 1.2.3 Planear la Gestión de Tiempo El cronograma propuesto está alineado con las fechas de los hitos y los entregables estipulados en el anexo D – Cronograma, para realización del trabajo de grado emitido por la dirección del programa de Maestría de la Escuela Colombiana de Ingeniería. El cronograma del trabajo de grado se puede visualizar en el anexo D de este documento. 1.2.4 Planear la Gestión de Costos Línea base de costo El presupuesto del proyecto se elabora con base en los entregables y las actividades de las WBS, las cuales son necesarias para cumplir con el alcance del trabajo de grado. La tabla 11 muestra el resumen de los costos asociados al trabajo de grado. Los detalles del presupuesto se pueden consultar en el anexo E de este documento. Tabla 11. Línea base de costos PRESUPUESTO INICIAL ID CONCEPTO TOTAL 2,1 Investigación 2.1.1 Revisar la literatura existente $ 3.575.348,14 2.1.2 Modelo Madurez Preliminar $ 6.000.957,14 2.1.4 Modelo de madurez definitivo $ 366.505,44 2.2.1 Diagnóstico de Madurez $ 820.988,44 2,2 Entregables Académicos 2.2.1 Propuesta Trabajo de Grado $ 5.850.108,42 2.2.2 Propuesta Plan de Gerencia $ 5.540.858,42 2.2.3 Informe Final $ 21.322.752,31 2.2.4 Libro de Gerencia $ 20.484.727,03 2.2.5 Póster $ 651.340,00 2.2.6 Artículo Corto $ 1.520.430,00 $ 66.134.015,34 Fuente: Elaboración propia 31 La ilustración 4 establece la línea de base de costos: Ilustración 4. Costo planeado Fuente: Elaboración propia 1.2.5 Planear la Gestión de Calidad El Plan de Gestión de Calidad describe cómo el equipo del proyecto implementará la política de calidad para el trabajo de grado. Para el aseguramiento y control de la calidad del proyecto Elaboración del diagnóstico del grado de madurez en gestión de portafolio en el grupo de interés de PMO de Bogotá, se han definido los siguientes objetivos:  Garantizar y verificar el desempeño del proyecto en términos de su alcance e identificar variaciones respecto al plan.  Garantizar y verificar el desempeño del proyecto en términos de su costo a lo largo de su ejecución e identificar variaciones respecto al plan. $- $10,000,000.00 $20,000,000.00 $30,000,000.00 $40,000,000.00 $50,000,000.00 $60,000,000.00 C o st o P la n e ad o ( C O P ) Tiempo Planeado (Semanas) Costo Planeado 32  Cumplir con los entregables propios de la investigación de acuerdo al diseño de la metodología planteada.  Cumplir con los requerimientos exigidos por la Unidad de Proyectos para los entregables académicos, documento final del trabajo de grado, libro de gerencia, artículo corto y poster. Métricas de calidad y listas de verificación asociadas a cada objetivo Para los objetivos planteados enfocados al aseguramiento y control de la calidad del proyecto se proponen las siguientes métricas de calidad y listas verificación representadas en la tabla 12. Las fichas técnicas de las métricas se encuentran en el anexo F y las listas de verificación en el anexo G. Tabla 12. Objetivos de calidad para trabajo de grado. ID OBJETIVO MÉTRICAS O LISTA DE VERIFICACIÓN OC1 Garantizar y verificar el desempeño del proyecto en términos de su alcance e identificar variaciones respecto al plan. Schedule performance índex – SPI$ OC2 Garantizar y verificar el desempeño del proyecto en términos de su costo a lo largo de su ejecución e identificar variaciones respecto al plan. Cost performance índex - CPI OC3 Cumplir con los entregables propios de la investigación de acuerdo al diseño de la metodología planteada. Lista de verificación – Metodología OC4 Cumplir con los requerimientos exigidos por la Unidad de Proyectos para los entregables académicos, documento final del trabajo de grado, libro de gerencia, artículo corto y poster. Lista de verificación – Entregables académicos Fuente: Elaboración propia 33 Variables específicas Las variables específicas asociada a cada indicador de calidad se representan en la tabla 13. Tabla 13. Variables específicas de las métricas de calidad. OBJETIVO VARIABLE INDICE Garantizar y verificar el desempeño del proyecto en términos de su alcance e identificar variaciones respecto al plan.  EV = Valor del trabajo entregado o realizado a la fecha de control. (Valor Ganado).  PV = Valor del trabajo que ha debido realizarse a la fecha de control. (Valor Planeado). SPI$ = Índice de rendimientos de programación Garantizar y verificar el desempeño del proyecto en términos de su costo lo largo de su ejecución e identificar variaciones respecto al plan.  EV = Valor del trabajo entregado o realizado a la fecha de control. (Valor Ganado).  AC = Costo incurrido real del trabajo realizado a la fecha (Costo Actual) CPI = Índice de rendimientos de costos Cumplir con los entregables propios de la investigación de acuerdo al diseño de la metodología planteada. N/A % de completamiento de la Lista de verificación. Cumplir con los requerimientos exigidos por la Unidad de Proyectos para los entregables académicos, documento final del trabajo de grado, libro de gerencia, artículo corto y poster. N/A % de completamiento de la Lista de verificación. Fuente: Elaboración propia 34 1.2.6 Planear la gestión de Recursos Humanos 1.2.6.1 Organigrama En la ilustración 5 se presenta el organigrama del trabajo de grado, donde se identifican los integrantes del grupo (recurso humano) para la planeación y ejecución del proyecto, además se incluyen los profesores de la Escuela Colombiana de Ingeniería que apoyarán el desarrollo del trabajo desde su fase de planeación hasta el cierre, aquí se incluye el director del trabajo de grado, el asesor metodológico y el asesor técnico. Ilustración 5. Organigrama del trabajo de grado. Fuente: Elaboración propia Gerente trabajo de grado Nelson Rodríguez Investigadores Daniel Gil Chaparro Sergio Ojeda Mesa Nelson Rodríguez Silva Asesor metodológico PhD. Maria E. Useda Director del trabajo de grado Ing. Martha Rolón, PMP Asesor técnico Profesor asignado por la ECI 35 1.2.6.2 Matriz de asignación de responsabilidades RACI La matriz de asignación de responsabilidades RACI, se construye a partir del organigrama del trabajo de grado e indica la responsabilidad de cada integrante y la forma como interactúa con los demás miembros del equipo. De acuerdo a cada uno de los entregables identificados en la WBS y según los integrantes del organigrama se ha identificado la siguiente asignación de responsabilidades: R = Encargado. A = A quien se reporta. S = Soporte o apoyo. C = A quien se consulta. I = A quien se informa. En la ilustración 6 se presenta la matriz de asignación de responsabilidades RACI propuesta para el trabajo de grado. 36 Tabla 14. Matriz de asignación de responsabilidades RACI Gerente de trabajo de grado Director de trabajo de grado Asesor metodológico Asesor técnico Investigadores Líder de control Líder de validación Responsables entregables académicos Definir marco teórico S A C S R Diseño de metodología A C S C S R Diagnóstico de un perfil preliminar de las organizaciones A C S R Revisión de modelos de madurez en gestión de portafolios. A C C I R Establecer modelo de madurez ajustado. A C S C R S Diseñar instrumentos de medición A S C S C R S Aplicar las herramientas A C S S R S Identificar el nivel de madurez actual A C I R S S Análisis de resultados A R Realizar el diagnóstico A C S C R Generar recomendaciones A C S C R Realizar control y seguimiento A C S C R 37 Gerente de trabajo de grado Director de trabajo de grado Asesor metodológico Asesor técnico Investigadores Líder de control Líder de validación Responsables entregables académicos Elaborar propuesta del trabajo de grado. A C S C R Sustentación propuesta del trabajo de grado. A I I R Elaborar plan de gerencia R A C S C S S Sustentación del plan de gerencia. A I R Elaborar documento final trabajo de grado S A C S C S C R Sustentación de trabajo de grado A I I R Elaborar libro de gerencia S A C S C R Sustentación del libro de gerencia A I I R Realizar diseño del póster S C C C R Entrega del póster A R Realizar artículo corto S C C C R Entrega del artículo corto A R Fuente: Elaboración propia 38 1.2.7 Planear la gestión de Comunicaciones 1.2.7.1 Matriz de comunicaciones El plan de gestión de comunicaciones del proyecto se establece a partir de la matriz de comunicaciones, la cual establece para cada uno de los interesados (stakeholder): - ¿Quién comunica? - ¿Qué comunica? - ¿A quién comunica? - Motivo - ¿Cómo comunica? - Forma de comunicación - ¿Cuándo comunica? En la tabla 15 se presenta la matriz de comunicaciones propuesta para el trabajo de grado. Tabla 15. Matriz de comunicaciones ID ¿Quién comunica? ¿Qué comunica? ¿A quién comunica? Motivo ¿Cómo comunica? Forma ¿Cuándo comunica? Oral Escrito S-01 Unidad de Proyectos Comité de trabajo de grado Requerimientos Gerente del trabajo de grado Mejorar los procesos de desarrollo y el resultado del trabajo de grado X X E-mail Reuniones Sustentaciones Según fechas establecidas en el calendario del trabajo de grado establecido por la Escuela Colombiana de Ingeniería y otras a criterio de comité. Observaciones X Sugerencias X Correcciones X Recomendaciones X Aceptación del producto de trabajo de grado X X 39 ID ¿Quién comunica? ¿Qué comunica? ¿A quién comunica? Motivo ¿Cómo comunica? Forma ¿Cuándo comunica? Oral Escrito S-02 Director del trabajo de grado Observaciones Integrantes del equipo de trabajo de grado Mejorar los procesos de desarrollo y el resultado de la investigació n y del trabajo de grado en sí. X X E-mail Reuniones Teléfono Sustentaciones Según fechas establecidas en el calendario del trabajo de grado establecido por la Escuela Colombiana de Ingeniería y 1 vez cada semana. Sugerencias X X Correcciones X X Recomendaciones X X Resultados de las revisiones y de la investigación X X S-03 Director de la maestría Requerimientos Gerente del trabajo de grado Mejorar los procesos de desarrollo y el resultado del trabajo de grado. X E-mail Sustentaciones Inicio del desarrollo del trabajo de grado y fechas establecidas por el calendario del trabajo de grado establecido por la Escuela Colombiana de Ingeniería. Aceptación del producto de trabajo de grado X S-04 Jurados Observaciones Gerente del trabajo de grado Planear actividades y entregas del trabajo de grado X E-mail Reuniones Sustentaciones A criterio del comité. Sugerencias X Recomendaciones X Hitos de entregables X X S-05 Asesores (Metodológico y técnico) Observaciones Integrantes del equipo de trabajo de grado Mejorar el resultado del trabajo de grado X X E-mail Reuniones Durante el desarrollo del trabajo de grado, según criterio de los asesores y solicitud de los integrantes del equipo de trabajo de grado. Sugerencias X X Recomendaciones X X Problemas experimentados X X Necesidades X X Cambios en alcance, tiempo y costo X X Propuestas X X Solicitudes X X 40 ID ¿Quién comunica? ¿Qué comunica? ¿A quién comunica? Motivo ¿Cómo comunica? Forma ¿Cuándo comunica? Oral Escrito S-06 Gerente del trabajo de grado Avances del trabajo de grado Director del trabajo de grado Verificar alcance y resultados del trabajo de grado X X E-mail Reuniones Durante el desarrollo del trabajo de grado, según fechas establecidas para los entregables y de acuerdo a necesidades del equipo de integrantes del trabajo de grado. Problemas experimentados X X Necesidades X X Cambios en alcance, tiempo y costo X X Propuestas X X Solicitudes X X S-07 Alumnos del equipo de trabajo del proyecto de grado Observaciones varias Gerente del trabajo de grado Mejorar el resultado del trabajo de grado X X E-mail Reuniones Teléfono A criterio del equipo del trabajo de grado. S-08 Expertos en PMO del Grupo de Interés de PMO de Bogotá. Condiciones para el desarrollo del trabajo con el grupo de investigación. Director del trabajo de grado Programar reuniones y entrevistas que permitan el desarrollo de la investigación necesaria para el trabajo de grado. X E-mail Reuniones Teléfono Según programación y disponibilidad de cada experto en PMO del Grupo de Interés de PMO de Bogotá. Disponibilidad de tiempo X S-09 Empresas del Grupo de Interés de PMO de Bogotá. Condiciones para el desarrollo del trabajo con el grupo de investigación. Expertos en PMO del Grupo de Interés de PMO de Bogotá. Acuerdos de confidencialidad, políticas de uso de la información y alcance del soporte en el trabajo de grado. X X E-mail Reuniones A convenir según cada empresa. Disponibilidad de tiempo X Fuente: Elaboración propia 41 1.2.8 Planear la Gestión de Riesgos El Plan de Gestión de Riesgos describe cómo el equipo del proyecto identificara, evaluará y establecerá un plan de acción de los riesgos asociados al trabajo de grado. Es importante resaltar que la identificación de riesgos es un proceso iterativo y que debe ser un proceso continuo durante el desarrollo del proyecto. La gestión de riesgos del trabajo de grado Elaboración del diagnóstico del grado de madurez en gestión de portafolio en el grupo de interés de PMO de Bogotá, incluye los siguientes procesos:  Identificación de los riesgos.  Análisis cualitativo de los riesgos.  Plan de respuesta a los riesgos. 1.2.8.1 Identificación de riesgos Los riesgos se identifican de acuerdo con los requerimientos, supuestos, restricciones y condiciones indicadas en la declaración de alcance del trabajo de grado que pueden afectar positiva o negativamente los objetivos en alcance, tiempo, costo y calidad. La declaración de riesgos es un proceso elaborado con todo el equipo del proyecto y se detalla cada riesgo asignándoles un código de identificación, su causa, evento y consecuencias. 42 Los riesgos identificados del trabajo de grado se pueden observar en la tabla 16. Tabla 16. Identificación de riesgos del trabajo de grado. ID CAUSA EVENTO CONSECUENCIA R01 Disponibilidad del Director y asesores del trabajo de grado. Falta de ajustes y correcciones al trabajo de grado. Incumplimiento con los entregables del trabajo de grado. Atrasos en tiempo para la sustentación del trabajo de grado. R02 Disponibilidad de los líderes del Grupo de interés de las PMO de Bogotá. Falta de acceso a fuentes de información para el desarrollo de la investigación. Diagnóstico del nivel de madurez en gestión de portafolio con menos información de soporte R03 Disponibilidad del Líder de validación de resultados por vivir fuera de Bogotá. Falta de trabajo presencial para el desarrollo del trabajo de grado. Problemas de comunicación entre miembros del equipo. Incumplimiento con los entregables del trabajo de grado. Atrasos en tiempo para la sustentación del trabajo de grado. R04 Invalidez de la metodología a desarrollar en el trabajo de grado. Inconsistencia en el análisis de resultados de la investigación. Desarrollo de la investigación sin criterios de validez. R05 Alcance ambicioso al evaluar nueve organizaciones que conforman el Grupo de interés de las PMO de Bogotá. Sobrecarga de trabajo para el tiempo planeado en el desarrollo del trabajo de grado. Incumplimiento con los entregables del trabajo. Falta de una muestra representativa para la investigación. R06 Restricciones de información relevante para la investigación del Grupo de interés de las PMO de Bogotá. Falta de acceso a fuentes de información para el desarrollo de la investigación. Diagnóstico del nivel de madurez en gestión de portafolio con menos información de soporte R07 Recursos subestimados en la planeación. Recursos insuficientes para la ejecución del trabajo de grado. Incumplimiento con los entregables del trabajo. Fuente: Elaboración propia 43 1.2.8.2 Análisis cualitativo de riesgos Durante el proceso de análisis cualitativo se definen los niveles de probabilidad y los niveles de impacto, que serán las herramientas para priorizar los riegos identificados para el proyecto. Esto se conoce como la matriz de probabilidad e impacto, la cual tiene en su eje vertical una escala descriptiva que contiene categorías desde muy alto hasta muy bajo, e indica la probabilidad de que el riesgo se materialice; en el eje horizontal una escala descriptiva que contiene categorías desde muy alto hasta muy baja, e indica el impacto que tiene el riesgo sobre el trabajo de grado al materializarse. La escala está representada por la probabilidad e incidencia de impacto de acuerdo como lo definió el equipo del proyecto y se aclara que los números no tienen significado cuantitativo. La siguiente gráfica se adaptó de (Project Management Institute, 2013). Tabla 17. Probabilidad e incidencia de impacto de riesgos IMPACTO 0,10 0,30 0,50 0,70 0,90 Muy bajo Bajo Medio Alto Muy alto P R O B A B IL ID A D 0,90 Muy alto 0,09 0,27 0,45 0,63 0,81 0,70 Alto 0,07 0,21 0,35 0,49 0,63 0,50 Medio 0,05 0,15 0,25 0,35 0,45 0,30 Baja 0,03 0,09 0,15 0,21 0,27 0,10 Muy baja 0,01 0,03 0,05 0,07 0,09 Alto Medio Bajo Fuente: Elaboración propia a partir de PMBOK, 5ta ed. 44 Se establece la siguiente estructura de descomposición de riesgos EDR para el trabajo de grado en la siguiente ilustración 6. Ilustración 6. Estructura de descomposición de riesgos Fuente: Elaboración propia La evaluación de riesgos cualitativo se muestra en la tabla 18: Tabla 18. Análisis cualitativo de riesgos. Riesgo Probabilidad Impacto Resultado Categoría Prioridad R01 Medio Alto 0,35 Medio Interno 5 R02 Alto Muy alto 0,63 Alto Externo 2 R03 Baja Bajo 0,09 Bajo Interno 7 R04 Medio Muy alto 0,45 Alto Interno 4 R05 Muy alto Muy alto 0,81 Alto Interno 1 R06 Alto Alto 0,49 Alto Externo 3 R07 Baja Bajo 0,09 Bajo Interno 6 Fuente: Elaboración propia PROYECTO Interno Técnicos Metodología Organización Recursos Gerencia Estimación Planeación Comunicación Externos Recursos externos Información Privida 45 1.2.8.3 Plan de respuesta a riesgos De acuerdo a la identificación y evaluación de riesgos se propone un plan de acción como respuesta a cada uno de los riesgos. El plan de respuesta contendrá una estrategia, un plan acción y la asignación de un responsable que rinda cuentas por la incidencia del riesgo en el desarrollo del proyecto. El plan de respuesta a los riesgos para el trabajo de grado se pueden observar en la tabla 19. Tabla 19. Plan de acción de riesgos del trabajo de grado. Riesgo Resultado Estrategia Plan de acción Responsable R01 Medio Mitigar  Establecer horas adicionales a las propuestas por el programa académico de acuerdo a la agenda del Director o asesor.  Consultar a los asesores externos en PMO para contar con bibliografía recomendada y su experiencia laboral. Equipo de entregables académicos R02 Alto Evitar  Programar reuniones anticipadas con los Líderes del Grupo de interés de las PMO de Bogotá.  Los miembros del equipo del proyecto deberán estar 100% disponibles de acuerdo a la agenda de los líderes.  Revisar que no se crucen las reuniones entre los diferentes Líderes de las PMO. Grupo de Investigadores R03 Bajo Trasferir  Establecer planes de viaje de los miembros del equipo del proyecto para que la responsabilidad no sea única del Líder de validación. Se repartirán las reuniones de trabajo dentro de Bogotá y fuera de la ciudad. Gerente del Proyecto 46 Riesgo Resultado Estrategia Plan de acción Responsable R04 Alto Evitar  Ajustar la propuesta de la metodología para la investigación de acuerdo a las recomendaciones del asesor metodológico en la sustentación de la propuesta.  Revisar de manera continua la metodología de acuerdo al avance de la investigación con el asesor metodológico.  Actualizar la metodología cuantas veces sea necesario si así se requiere. Grupo de Investigadores R05 Alto Evitar  Realizar una entrevista con las organizaciones del Grupo de interés de las PMO de Bogotá a manera de identificar cuáles son las representativas para el objetivo de estudio.  Solicitar reducir el alcance del proyecto de acuerdo al perfil realizado anteriormente.  Ajustar la propuesta del alcance con las consideraciones del Comité de trabajos de grado y el Director. Directo del trabajo. Grupo de Investigadores R06 Alto Mitigar  Firmar acuerdos de confidencialidad entre el equipo investigador y las organizaciones del Grupo de interés de las PMO de Bogotá en donde se estipulé que la información solo será utilizada con fines académicos. Grupo de Investigadores R07 Bajo Evitar  Establecer una reserva de recursos que puedan la eventualidad de escases de recursos. Gerente del proyecto. Fuente: Elaboración propia 47 1.3 PROCESOS DE EJECUCIÓN Los procesos de ejecución del trabajo de grado se realizan mediante la dirección del trabajo requerido para cumplir con alcance, tiempo, costo y calidad definidos. Para el éxito del trabajo de grado se realizará la gestión de stakeholders, la gestión de comunicaciones, calidad y la gestión de riesgos. 1.4 PROCESOS DE CONTROL El control del trabajo de grado se realizará haciendo uso de las métricas de aseguramiento de la calidad y control (anexos F y G). Como se mencionó en el Plan de gestión de calidad, el aseguramiento de la calidad del proyecto se controlará con los indicadores Schedule Performance Index (SPI) y Cost Performance Index (CPI). Por otro lado, para controlar la calidad del producto del proyecto, se hará uso de las listas de verificación de metodología y de los entregables académicos. El seguimiento se realiza a través de reuniones virtuales o presenciales entre el Director del trabajo de grado y los estudiantes integrantes del proyecto, los cuales para cada reunión tendrán un documento previo que incluye:  Objetivos de la reunión.  Agenda.  Compromisos adquiridos previamente. Todas las decisiones, compromisos y demás temas tratados en la reunión deberán quedar consignados en un acta de reunión, las cuales a su vez sirven de soporte y son parte de los entregables establecidos por la Unidad de Proyectos y la dirección de la Maestría. 48 1.5 PROCESOS DE CIERRE El proyecto del trabajo de grado se considera cerrado cuando es aceptado y verificado por el Director del trabajo de grado y por los Jurados asignados por la Maestría en Desarrollo y Gerencia Integral de Proyectos; la evaluación y aceptación se realiza de acuerdo con los criterios de evaluación establecidos por la Dirección de la Maestría y la Unidad de Proyectos de la Escuela Colombiana de Ingeniería en los anexos C y Q. A lo largo del desarrollo del proyecto se deberá cumplir con las fechas de las sustentaciones y de los entregables de acuerdo a la programación establecida. 49 2. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL TRABAJO DE GRADO El seguimiento y control del trabajo de grado se realiza por medio de la revisión semanal de la siguiente información:  Métricas de calidad SPI y CPI.  Listas de verificación.  Curva S de costos planeados vs real.  Comportamiento de los stakeholders.  Cumplimiento de requerimientos.  Riesgos del trabajo de grado.  Comunicaciones del trabajo de grado.  Actas de reunión con el director del trabajo de grado.  Actas de reunión con líderes del Grupo de Interés de PMO de Bogotá.  Comunicaciones electrónicas con avances, consultas, programación de actividades y reuniones con director del trabajo de grado, asesores y líderes del Grupo de Interés de PMO de Bogotá. 50 2.1 MÉTRICAS DE CALIDAD (SPI, CPI) Y LISTAS DE VERIFICACIÓN El resumen del comportamiento y evolución de los indicadores de desempeño del Trabajo de Grado se muestra en la tabla 20 y su memoria de cálculo se representa en el anexo J. Por otro lado el control del Trabajo de Grado mediante el seguimiento con las listas de verificación hace parte del anexo K. Tabla 20. Indicadores de desempeño BAC= 66,134 PD= 52 Earned Value Management Semana Fecha Proyecto PV miles EV miles AC miles CPI SPI % 0 10/08/2015 0.00 0.00 0.00 0.00 1.000 1.000 0.00% 1 17/08/2015 2234.34 2234.34 2390.34 1820.16 1.313 1.070 3.61% 2 24/08/2015 1955.04 4189.38 4481.88 3651.01 1.228 1.070 6.78% 3 31/08/2015 1806.07 5995.45 6417.95 5752.27 1.116 1.070 9.70% 4 07/09/2015 1097.76 7093.21 7600.21 7610.12 0.999 1.071 11.49% 5 14/09/2015 906.98 8000.20 8598.20 8909.88 0.965 1.075 13.00% 6 21/09/2015 906.98 8907.18 9596.18 10873.91 0.882 1.077 14.51% 7 28/09/2015 632.60 9539.78 10293.78 12101.08 0.851 1.079 15.57% 8 05/10/2015 800.23 10340.01 11185.01 13977.42 0.800 1.082 16.91% 9 12/10/2015 800.23 11140.24 12076.24 15162.86 0.796 1.084 18.26% 10 19/10/2015 586.85 11727.09 12728.09 15997.84 0.796 1.085 19.25% 11 26/10/2015 906.98 12634.07 13726.07 16493.82 0.832 1.086 20.75% 12 02/11/2015 906.98 13541.06 14724.06 17637.62 0.835 1.087 22.26% 13 09/11/2015 906.98 14448.04 15722.04 18621.10 0.844 1.088 23.77% 14 16/11/2015 778.30 15226.34 16578.34 19401.86 0.854 1.089 25.07% 15 23/11/2015 1820.19 17046.53 18580.53 20626.30 0.901 1.090 28.10% 16 30/11/2015 1820.19 18866.73 20582.73 22049.67 0.933 1.091 31.12% 17 07/12/2015 1820.19 20686.92 22584.92 22490.54 1.004 1.092 34.15% 18 14/12/2015 1820.19 22507.11 24587.11 23491.89 1.047 1.092 37.18% 19 21/12/2015 1820.19 24327.30 26589.30 24326.56 1.093 1.093 40.21% 20 28/12/2015 1679.80 26007.10 28451.10 24326.56 1.170 1.094 43.02% 21 04/01/2016 1753.27 27760.37 28838.15 24436.78 1.180 1.039 43.61% 22 11/01/2016 1753.27 29513.63 29612.26 25677.47 1.153 1.003 44.78% 23 18/01/2016 1753.27 31266.90 30966.95 29059.92 1.066 0.990 46.82% 24 25/01/2016 1753.27 33020.16 31450.76 29767.52 1.057 0.952 47.56% 25 01/02/2016 1753.27 34773.43 33095.74 33196.26 0.997 0.952 50.04% 26 08/02/2016 1629.31 36402.74 38938.74 35591.47 1.094 1.070 58.88% 27 15/02/2016 1592.57 37995.31 41003.48 37020.74 1.108 1.079 62.00% 28 22/02/2016 1753.27 39748.58 42164.64 39581.54 1.065 1.061 63.76% 29 29/02/2016 1629.31 41377.89 44005.79 41976.72 1.048 1.064 66.54% 51 30 07/03/2016 1636.19 43014.07 44005.79 44441.16 0.990 1.023 66.54% 31 14/03/2016 1629.31 44643.38 46729.87 45577.66 1.025 1.047 70.66% 32 21/03/2016 1704.29 46347.67 46729.87 47677.36 0.980 1.008 70.66% 33 28/03/2016 1710.41 48058.07 50169.42 48723.86 1.030 1.044 75.86% 34 04/04/2016 1536.72 49594.79 50530.94 50261.07 1.005 1.019 76.41% 35 11/04/2016 1362.27 50957.06 50907.06 52660.60 0.967 0.999 76.98% 36 18/04/2016 1362.27 52319.33 52046.88 56422.74 0.922 0.995 78.70% 37 25/04/2016 970.30 53289.63 38 02/05/2016 1343.02 54632.65 39 09/05/2016 1343.02 55975.68 40 16/05/2016 1343.02 57318.70 41 23/05/2016 1343.02 58661.72 42 30/05/2016 1343.02 60004.74 43 06/06/2016 1343.02 61347.76 44 13/06/2016 1358.02 62705.78 45 20/06/2016 920.65 63626.43 46 27/06/2016 715.08 64341.52 47 04/07/2016 331.86 64673.38 48 11/07/2016 331.86 65005.24 49 18/07/2016 265.55 65270.79 50 25/07/2016 531.36 65802.15 51 01/08/2016 331.86 66134.02 52 66134.02 Fuente: Elaboración propia A continuación se relacionan las semanas que tuvieron desviaciones en los indicares SPI y CPI junto con su razón principal que justifica la desviación. El control tiene una actualización del 18 de abril de 2016. Lo anterior se representa en la tabla 21. 52 Tabla 21. Desviaciones Indicadores de desempeño BAC= 66,134 PD= 52 Semana Fecha Comentarios CPI Comentarios SPI CPI SPI % 0 10/08/2015 1.000 1.000 0.00% 1 17/08/2015 1.313 1.070 3.61% 2 24/08/2015 1.228 1.070 6.78% 3 31/08/2015 1.116 1.070 9.70% 4 07/09/2015 0.999 1.071 11.49% Mayor cantidad de horas trabajadas. Propuesta TG 5 14/09/2015 0.965 1.075 13.00% Mayor cantidad de horas trabajadas. Propuesta TG 6 21/09/2015 0.882 1.077 14.51% Mayor cantidad de horas trabajadas. Propuesta TG 7 28/09/2015 0.851 1.079 15.57% Mayor cantidad de horas trabajadas. Propuesta TG 8 05/10/2015 0.800 1.082 16.91% Sobrecostos tiquetes aéreos 9 12/10/2015 0.796 1.084 18.26% Mayor cantidad de horas trabajadas. Elaboración PG 10 19/10/2015 0.796 1.085 19.25% Mayor cantidad de horas trabajadas. Elaboración PG 11 26/10/2015 0.832 1.086 20.75% Mayor cantidad de horas trabajadas. Elaboración PG 12 02/11/2015 0.835 1.087 22.26% Mayor cantidad de horas trabajadas. Elaboración PG 13 09/11/2015 0.844 1.088 23.77% Mayor cantidad de horas trabajadas. Elaboración PG 14 16/11/2015 0.854 1.089 25.07% Inscripción al PMI. 15 23/11/2015 0.901 1.090 28.10% Mayor cantidad de horas trabajadas. 16 30/11/2015 0.933 1.091 31.12% Mayor cantidad de horas trabajadas. 17 07/12/2015 1.004 1.092 34.15% 18 14/12/2015 1.047 1.092 37.18% 19 21/12/2015 1.093 1.093 40.21% 20 28/12/2015 1.170 1.094 43.02% 21 04/01/2016 1.180 1.039 43.61% 22 11/01/2016 1.153 1.003 44.78% 53 Semana Fecha Comentarios CPI Comentarios SPI 23 18/01/2016 1.066 0.990 46.82% Atraso en el diseño preliminar del modelo MMGP. 24 25/01/2016 1.057 0.952 47.56% Atraso en el diseño preliminar del modelo MMGP. 25 01/02/2016 0.997 0.952 50.04% Pago al Diseñador gráfico Parte 1. Atraso en la aplicación del modelo preliminar MMGP. 26 08/02/2016 1.094 1.070 58.88% 27 15/02/2016 1.108 1.079 62.00% 28 22/02/2016 1.065 1.061 63.76% 29 29/02/2016 1.048 1.064 66.54% 30 07/03/2016 0.990 1.023 66.54% Compra de tiquetes ciudad de Medellín. 31 14/03/2016 1.025 1.047 70.66% 32 21/03/2016 0.980 1.008 70.66% Gastos personales en la ciudad de Medellín. 33 28/03/2016 1.030 1.044 75.86% 34 04/04/2016 1.005 1.019 76.41% 35 11/04/2016 0.967 0.999 76.98% Pago al Corrector de estilo y al Diseñador gráfico Parte 2. Atraso en la aplicación del modelo definitivo en dos empresas. 36 18/04/2016 0.922 0.995 78.70% Mayor cantidad de horas trabajadas. Atraso en la elaboración del diagnóstico dos empresas. Fuente: Elaboración propia El comportamiento de los indicadores CPI y SPI se muestran en la ilustración 7 y 8 respectivamente. 54 Ilustración 7. Indicador CPI del trabajo de grado Fuente: Elaboración propia Ilustración 8. Indicador SPI del trabajo de grado Fuente: Elaboración propia 0.700 0.800 0.900 1.000 1.100 1.200 1.300 1.400 3 1 /0 7 /2 0 1 5 8 /0 8 /2 0 1 5 1 6 /0 8 /2 0 1 5 2 4 /0 8 /2 0 1 5 1 /0 9 /2 0 1 5 9 /0 9 /2 0 1 5 1 7 /0 9 /2 0 1 5 2 5 /0 9 /2 0 1 5 3 /1 0 /2 0 1 5 1 1 /1 0 /2 0 1 5 1 9 /1 0 /2 0 1 5 2 7 /1 0 /2 0 1 5 4 /1 1 /2 0 1 5 1 2 /1 1 /2 0 1 5 2 0 /1 1 /2 0 1 5 2 8 /1 1 /2 0 1 5 6 /1 2 /2 0 1 5 1 4 /1 2 /2 0 1 5 2 2 /1 2 /2 0 1 5 3 0 /1 2 /2 0 1 5 7 /0 1 /2 0 1 6 1 5 /0 1 /2 0 1 6 2 3 /0 1 /2 0 1 6 3 1 /0 1 /2 0 1 6 8 /0 2 /2 0 1 6 1 6 /0 2 /2 0 1 6 2 4 /0 2 /2 0 1 6 3 /0 3 /2 0 1 6 1 1 /0 3 /2 0 1 6 1 9 /0 3 /2 0 1 6 2 7 /0 3 /2 0 1 6 4 /0 4 /2 0 1 6 1 2 /0 4 /2 0 1 6 2 0 /0 4 /2 0 1 6 2 8 /0 4 /2 0 1 6 6 /0 5 /2 0 1 6 CPI 0.900 0.950 1.000 1.050 1.100 1.150 3 1 /0 7 /2 0 1 5 8 /0 8 /2 0 1 5 1 6 /0 8 /2 0 1 5 2 4 /0 8 /2 0 1 5 1 /0 9 /2 0 1 5 9 /0 9 /2 0 1 5 1 7 /0 9 /2 0 1 5 2 5 /0 9 /2 0 1 5 3 /1 0 /2 0 1 5 1 1 /1 0 /2 0 1 5 1 9 /1 0 /2 0 1 5 2 7 /1 0 /2 0 1 5 4 /1 1 /2 0 1 5 1 2 /1 1 /2 0 1 5 2 0 /1 1 /2 0 1 5 2 8 /1 1 /2 0 1 5 6 /1 2 /2 0 1 5 1 4 /1 2 /2 0 1 5 2 2 /1 2 /2 0 1 5 3 0 /1 2 /2 0 1 5 7 /0 1 /2 0 1 6 1 5 /0 1 /2 0 1 6 2 3 /0 1 /2 0 1 6 3 1 /0 1 /2 0 1 6 8 /0 2 /2 0 1 6 1 6 /0 2 /2 0 1 6 2 4 /0 2 /2 0 1 6 3 /0 3 /2 0 1 6 1 1 /0 3 /2 0 1 6 1 9 /0 3 /2 0 1 6 2 7 /0 3 /2 0 1 6 4 /0 4 /2 0 1 6 1 2 /0 4 /2 0 1 6 2 0 /0 4 /2 0 1 6 2 8 /0 4 /2 0 1 6 6 /0 5 /2 0 1 6 SPI 55 2.2 CURVA S DE COSTOS La curva S de la ilustración 9, muestra el estado del trabajo de grado y su evolución. Ilustración 9. Evolución de costos del proyecto Fuente: Elaboración propia 0.00 10000.00 20000.00 30000.00 40000.00 50000.00 60000.00 70000.00 80000.00 90000.00 M il e s d e P e s o s Estado del Proyecto PV (miles) EV(miles) AC(miles) EAC(miles) 56 2.3 SEGUIMIENTO A LOS STAKEHOLDERS El seguimiento a los stakeholders identificados se realizó de acuerdo a lo indicado en la tabla 22. Tabla 22. Seguimiento a los stakeholders ID Stakeholder Comunicación Estrategia Prioridad Seguimiento S-01 Unidad de Proyectos Formal. Manejar de cerca 1 Se realizó con la verificación del cumplimiento de las fechas de los entregables del trabajo de grado, establecidos en el anexo D del plan del trabajo de grado elaborado por la Unidad de Proyectos y la Escuela Colombiana de Ingeniería. S-02 Director del trabajo de grado Formal. Informes de avances, solicitudes, entregables, entre otros. Manejar de cerca 1 Se realizó con actas de reunión y comunicaciones por correo electrónico referentes al trabajo de grado. S-03 Director de la Maestría en Desarrollo y Gerencia Integral de Proyectos Formal. Solicitud de apoyo con la metodología de la investigación. Manejar de cerca 2 Se realizó a través de comunicaciones electrónicas. Fuente: Elaboración propia 57 ID Stakeholder Comunicación Estrategia Prioridad Seguimiento S-04 Jurados Formal. Manejar de cerca 2 Aplica después de recibir retroalimentación del documento de Trabajo de Grado y del Libro de Gerencia de acuerdo a las fechas establecidas por la Unidad de Proyectos y la Escuela Colombiana de Ingeniería. S-05 Asesores Formal. Informes de avances, solicitud de apoyo en la metodología de la investigación. Manejar de cerca 2 Se realizó a través de comunicaciones electrónicas, sin recibir respuesta alguna del asesor metodológico. S-06 Gerente del trabajo de grado NA NA 1 NA S-07 Alumnos del equipo de trabajo del proyecto de grado NA NA 1 NA S-08 Expertos en PMO del Grupo de Interés de PMO de Bogotá Informal. Programación de entrevistas y envío de información. Mantener informados 5 Se realizó a través de comunicaciones electrónicas, además del uso de calendarios y agendas virtuales. Fuente: Elaboración propia 58 ID Stakeholder Comunicación Estrategia Prioridad Seguimiento S-09 Empresas del Grupo de Interés de PMO de Bogotá Informal. Solicitud de aprobación para realización de entrevistas Hacer seguimiento 7 Se realizó a través de comunicaciones electrónicas. Fuente: Elaboración propia 59 2.4 SEGUMIENTO A LOS REQUERIMIENTOS Tabla 23. Seguimiento a los requerimientos REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO: REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ID Requerimiento Relación con los objetivos estratégicos Entregable Asociado Seguimiento R F 0 1 El diseño de los instrumentos de medición debe contener elementos propios de un diagnóstico. OE 1 Documento Informe Final. Se diseñó el marco metodológico de acuerdo a literatura disponible sobre el tema y se expuso al asesor metodológico. R F 0 2 Los instrumentos de medición deben permitir obtener información relevante que no se pueda obtener solo a través de encuestas. OE 2 Documento Informe Final. Se diseñó inicialmente una encuesta y durante la aplicación de la entrevista preliminar se identificaron otros instrumentos útiles para la investigación. R F 0 3 El modelo propuesto debe fundamentarse con los estándares y modelos de madurez existentes en gestión de portafolios más reconocidos. OE 1 Documento Informe Final. Se seleccionaron y estudiaron de acuerdo a juicio de expertos los modelos de madurez y estándares más relevantes en la gestión de portafolios. Fuente: Elaboración propia 60 REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO: REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES ID Requerimiento Entregable Asociado Seguimiento R N F 0 1 El informe final no debe exceder 100 páginas. (Sin contar anexos) Documento Informe Final. Se revisó que el documento del informe final no excediera el número de páginas establecido por la unidad de proyectos. Sin embargo no se pudo cumplir con el requerimiento. R N F 0 2 El libro de gerencia no debe exceder 50 páginas. (Sin contar anexos) Documento Libro de Gerencia Se revisó que el documento libro de gerencia no excediera el número de páginas establecido por la unidad de proyectos. Sin embargo no se pudo cumplir con el requerimiento. R N F 0 3 El artículo corto debe tener una extensión mínima de 10 y máxima de 20 páginas. Documento Artículo Corto A la fecha no se ha realizado el artículo corto por lo que no se ha dado seguimiento a este requerimiento. Fuente: Elaboración propia 61 REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO: GERENCIALES ID Requerimiento Entregable Asociado Seguimiento R G 0 1 Entregar documento trabajo de grado de acuerdo con normas establecidas por la unidad de proyectos de la Escuela Colombiana de Ingeniería. Documento Informe final. Se realizaron revisiones periódicas para asegurar que se cumpliera con lo estipulado por la unidad de proyectos en cuento a normas de presentación del trabajo de grado. R G 0 2 Los entregables del Trabajo de Grado deben entregarse en los formatos o plantillas establecidos por la unidad de proyectos de la Escuela Colombiana de Ingeniería. Documento Informe final y libro de gerencia Se usaron los formatos o platillas establecidas por la unidad de proyectos para los entregables del trabajo de grado. R G 0 3 Presentar la totalidad de los entregables de acuerdo al cronograma, anexos y guías de trabajo de grado establecidos por la unidad de proyectos de la Escuela Colombiana de Ingeniería. Recepción de los entregables de acuerdo al cronograma Se realizó en cumplimiento a las fechas y normas estipuladas por la unidad de proyectos. R G 0 4 Se deben elaborar por los menos dos reuniones que deberán estar documentas en las actas de reunión de acuerdo con lo especificado en el anexo F. Documento libro de gerencia Se realizaron actas de reunión de los encuentros con la directora de trabajo de grado y con las empresas objetos del presente diagnóstico. Fuente: Elaboración propia 62 2.5 SEGUIMIENTO A LOS RIESGOS El seguimiento a los riesgos identificados para el trabajo de grado se realizó con base en lo indicado en la tabla 24. Tabla 24. Plan de acción de riesgos del trabajo de grado Riesgo Resultado Estrategia Estado del Riesgo Acción Seguimiento R01 Medio Mitigar Materializado  Se realizaron reuniones vía Skype adicionales a las programadas con el Director del Trabajo de Grado y se buscó una permanente comunicación vía celular.  Se buscó apoyo metodológico con otro asesor para validar el marco teórico planteado en el Trabajo de Grado. Lo anterior permitió ajustes de mejora de acuerdo a las recomendaciones del asesor. Periódico R02 Alto Evitar Materializado  Se buscaron nuevos horarios para la aplicación de la entrevista y se ajustó los horarios de los investigadores de acuerdo a la disponibilidad de los líderes de PMO.  Se programó y realizó visita a la ciudad de Medellín de acuerdo a la agenda del líder de PMO de la Empresa 4. Periódico R03 Bajo Trasferir Materializado  Se realizaron dos visitas fuera de Bogotá para balancear la carga de transporte del Líder de Validación. Periódico R04 Alto Evitar No se materializo No aplica Periódico 63 Riesgo Resultado Estrategia Estado del Riesgo Acción Seguimiento R05 Alto Evitar Materializado  Se buscaron nuevas organizaciones que tuvieran el perfil para la aplicación de la entrevista, logrando en esta gestión la colaboración de dos empresas. Esto debido a la cancelación de dos organizaciones previamente invitadas a participar de la investigación. Periódico R06 Alto Mitigar No se materializo No aplica Periódico R07 Bajo Evitar No se materializo No aplica Periódico Fuente: Elaboración propia 64 2.6 SEGUIMIENTO A LAS COMUNICACIONES Las comunicaciones del trabajo de grado se realizaron a través de actas de reunión y comunicaciones por correo electrónico. Las actas de reunión se pueden consultar en el anexo H de este documento y las comunicaciones por correo electrónico se pueden consultar en el anexo I. 3. ACTA DE CIERRE El acta de cierre es el documento donde se reconoce la entrega y cumplimiento de los entregables que hacen parte del trabajo de grado. El formato del acta de cierre se toma del anexo O establecido por la Unidad de Proyectos de la Escuela Colombiana de Ingeniería, el acta puede ser consultada en el anexo L de este documento. 65 BIBLIOGRAFÍA Project Management Institute. (2013). Guia de los fundamentos para la dirección de proyectos (guía del PMBOK) (5ta ed.). Newton Square: Project Management Institute, Inc. 66 ANEXO A - ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (PROJECT CHARTER) PROYECTO Elaboración del diagnóstico del grado de madurez en gestión de portafolio en el grupo de interés de PMO de Bogotá. Fecha de Inicio: 12 de Noviembre de 2015 Fecha de Cierre: 05 de Agosto de 2016 Se autoriza formalmente el inicio de las actividades para la elaboración del diagnóstico del grado de madurez en gestión de portafolio en el grupo de interés de PMO de Bogotá a: Gerente del Proyecto: Nelson Armando Rodríguez Silva Objetivo del Proyecto: Diagnosticar el grado de madurez en gestión de portafolio en las PMO analizadas del grupo de interés de PMO de Bogotá. Alcance del Proyecto: La elaboración del diagnóstico del grado de madurez en gestión de portafolio en las PMO analizadas del grupo de interés de PMO de Bogotá que permita:  Determinar el nivel actual de madurez en gestión de Portafolio de las organizaciones del grupo de interés de PMO de Bogotá.  Formulación de recomendaciones que permitan a las organizaciones del grupo de interés de PMO DE Bogotá aumentar su nivel actual de madurez en gestión de Portafolio. Roles y Responsabilidades: Nombre Rol Responsabilidades Nelson Armando Rodríguez Silva Gerente del Proyecto Planear, ejecutar y controlar las actividades del Proyecto. Martha Rolón Director del trabajo de grado Brindar lineamientos conceptuales y acceso al grupo de interés de las PMO de Bogotá. María Eugenia Guerrero Asesor Metodológico Brindar lineamientos metodológicos. Daniel Alexander Gil Líder de validación de resultados Seguimiento a métricas del proyecto y ejecución de actividades. Sergio Ojeda Mesa Líder de control del proyecto Controlar y ejecutar actividades del Proyecto. Resumen de hitos: 67  Abril/22/2016 - Entrega del Informe final y Libro de Gerencia al Director.  Junio/07/2016 - Entrega del Informe final y Libro de Gerencia a Jurados.  Junio/16/2016 – Sustentación del Informe y el Libro de Gerencia.  Junio/24/2016 – Entrega del Informe final y Libro de Gerencia definitivo al Director.  Julio/15/2016 – Entrega del póster y del artículo corto.  Agosto/01/2016 – Entrega definitiva del póster y del artículo corto. Presupuesto: Los costos asociados al Trabajo de Grado no podrán exceder el presupuesto de $ 55’112.899 ______________________ Ing. Martha Rolón Sponsor del Proyector Director del Trabajo de Grado 68 ANEXO B – DECLARACIÓN DE ALCANCE Objetivo del trabajo de grado Diagnosticar el grado de madurez en gestión de portafolio en las PMO analizadas del grupo de interés de PMO de Bogotá. Entregables del proyecto:  Inscripción y propuesta del trabajo de grado.  Sustentación de la propuesta del trabajo de grado.  Plan de gerencia.  Sustentación del plan de gerencia.  Informe final  Libro de gerencia.  Sustentación del trabajo de grado  Poster.  Artículo corto Entregables del producto:  Modelo de madurez ajustado para gestión del portafolio para empresas del grupo de interés de PMO de Bogotá.  Instrumentos de medición que se aplicarán a las empresas del grupo de interés de PMO de Bogotá.  Diagnóstico del grado de madurez en gestión de portafolio a las empresas del grupo de interés de PMO de Bogotá. Hitos Fecha Descripción hito Abril/22/2016 Entrega del Informe final y Libro de Gerencia al Director. Junio/07/2016 Entrega del Informe final y Libro de Gerencia a Jurados. Junio/16/2016 Sustentación del Informe y el Libro de Gerencia. Junio/24/2016 Entrega del Informe final y Libro de Gerencia definitivo al Director. Julio/15/2016 Entrega del póster y del artículo corto Agosto/01/2016 Entrega definitiva del póster y del artículo corto. 69 Requerimientos funcionales  Se debe contar con información disponible dentro de las organizaciones objeto de estudio del presente proyecto relacionado relacionada con Gerencia de Portafolio.  Diseño de una metodología que contenga los elementos propios de un diagnóstico.  Se debe contar con perfil preliminar de las organizaciones objeto de estudio del presente proyecto relacionado con Gerencia de Portafolio.  Contar con instrumentos de medición que permitan obtener la información relevante que no se pueda obtener soló a través de encuestas.  Se deben revisar de modelos de madurez existentes en gestión organizacional de Portafolios. Restricciones  Horario disponible del Director de trabajo de grado.  Horario disponible del grupo de estudiantes del trabajo de grado.  Horario disponible de los gerentes del grupo de interés de PMO de Bogotá.  Las fechas de entrega se deben ajustar al anexo C.  El costo total del trabajo de grado no debe superar el presupuesto establecido de $ 66.134.015. Supuestos  Es probable que se firmen acuerdos de confidencialidad entre equipo de trabajo del proyecto de grado y los gerentes de la PMO del grupo de interés.  Es probable que no todas las organizaciones que conforman el grupo de interés de PMO de Bogotá accedan a participar de los instrumentos de medición planteados en el Trabajo de Grado.  Es probable que no todas las organizaciones que conforman el grupo de interés de PMO de Bogotá compartan su información para efectos de análisis en el desarrollo del Trabajo de Grado. Ingeniera, Martha Rolón Directora del Trabajo de grado 70 ANEXO C – DICCIONARIO DE LA WBS DICCIONARIO DE LA WBS Nivel ID WBS Cuenta Control Nombre Descripción Dependencia Responsable 1 1 SI Gerencia del Proyecto Ejecutar el Plan de gerencia aprobado y realización de las actividades que contemplen el grupo de procesos de control y cierre. N/A  Gerente del Proyecto. 1 2 NO Trabajo de Grado N/A  Gerente del Proyecto. 2 2.1 NO Investigación N/A  Investigadores 3 2.1.1 SI Estado del arte Revisión de los modelos de madurez y estándares en gestión de portafolio existentes en la literatura disponible. N/A  Investigadores 3 2.1.2 SI Modelo de Madurez Preliminar Diseñar una versión preliminar del modelo de madurez en gestión de portafolio y aplicarlo a las organizaciones del Grupo de Interés de PMO de Bogotá. 2.1.1  Investigadores 3 2.1.3 SI Modelo de Madurez Definitivo Diseñar una versión definitiva del modelo de madurez en gestión de portafolio teniendo en cuenta los hallazgos de la aplicación del modelo preliminar, y aplicarlo a las organizaciones del Grupo de Interés de PMO de Bogotá.. 2.1.2  Investigadores 3 2.1.4 SI Diagnóstico Madurez Análisis de los resultados para la identificación del nivel actual de madurez de las PMO. Formulación de conclusiones y recomendaciones para las PMO de acuerdo con los hallazgos obtenidos. 2.1.3  Investigadores 2 2.2 NO Entregables Académicos N/A  Gerente del Proyecto. 3 2.2.1 NO Propuesta de trabajo de grado N/A  Responsable entregables académicos 71 Nivel ID WBS Cuenta Control Nombre Descripción Dependencia Responsable 4 2.2.1.1 SI Documento de Propuesta de trabajo de grado Elaboración y entrega de la propuesta al Comité de trabajo de grado que contemple el siguiente contenido: introducción, propósito, objetivos, justificación, definición del problema de investigación, metodología, entregables, supuestos y restricciones. N/A  Responsable entregables académicos  Director del trabajo  Asesor metodológico 4 2.2.1.2 SI Sustentación Propuesta de Trabajo de Grado Definición de la agenda de la sustentación. Elaboración, revisión, y preparación del contenido de la sustentación en filminas. Presentación formal al Comité, grupos de trabajos e invitados espaciales, respuesta de preguntas y compilación de recomendaciones. 2.2.1.1  Responsable entregables académicos 3 2.2.2 NO Propuesta de Plan de Gerencia N/A  Gerente del Proyecto. 4 2.2.2.1 SI Documento del Plan de Gerencia Elaboración y entrega del plan de gerencia al Director que contemple el siguiente contenido: a) actividades de iniciación como el acta de iniciación e identificación de interesados, b) actividades de planeación como planeación del alcance, interesados, línea base de tiempo, línea base de costo, riesgos, comunicaciones y calidad. Compilación de anexos. 2.2.1.2  Responsable entregables académicos  Director del trabajo 4 2.2.2.2 SI Sustentación de Plan de Gerencia Definición de la agenda de la sustentación. Elaboración, revisión, y preparación del contenido de la sustentación en filminas. Presentación formal al Comité, grupos de trabajos e invitados espaciales, respuesta de preguntas y compilación de recomendaciones. 2.2.2.2.  Responsable entregables académicos 3 2.2.3 NO Informe Final N/A  Gerente del Proyecto. 72 Nivel ID WBS Cuenta Control Nombre Descripción Dependencia Responsable 4 2.2.3.1 SI Informe Final para Director de Grado Elaboración y entrega del informe final del trabajo de grado al Director que contemple el siguiente contenido: introducción, propósito y objetivo estratégico, justificación, definición del problema de investigación, objetivos generales y específicos, hallazgos, conclusiones, recomendaciones y sus anexos. 2.2.2.2  Gerente del Proyecto.  Líder de validación de resultados  Líder de control de proyecto  Director del trabajo  Asesor metodológico  Asesor técnico 4 2.2.3.2 SI Informe Final para grupo de Jurado Ajuste y actualización del Informe final de acuerdo a las recomendaciones por parte del Director. Entrega definitiva al Jurado. 2.2.3.1  Gerente del Proyecto.  Líder de validación de resultados  Líder de control de proyecto 4 2.2.3.3 SI Sustentación Informe Final Definición de la agenda de la sustentación. Elaboración, revisión, y preparación del contenido de la sustentación en filminas. Presentación formal al Comité, grupos de trabajos e invitados espaciales, respuesta de preguntas y compilación de recomendaciones. 2.2.3.2  Gerente del Proyecto.  Líder de validación de resultados  Líder de control de proyecto 73 Nivel ID WBS Cuenta Control Nombre Descripción Dependencia Responsable 4 2.2.3.4 SI Informe Final definitivo para Director de Grado Documento del informe final ajustado para el Director de grado de acuerdo al revisión del Jurado y de las recomendaciones del Jurado en las sustentación del informe. 2.2.3.3  Gerente del Proyecto.  Líder de validación de resultados  Líder de control de proyecto  Director del trabajo 3 2.2.4 NO Libro de Gerencia N/A  Gerente del Proyecto. 4 2.2.4.1 SI Libro de Gerencia para Director de Grado Elaboración y entrega del libro de gerencia que contemple la ejecución del plan de gerencia. Además, documentar todas las actividades pertinentes al seguimiento, control cierre del trabajo de grado. El libro se entregara formalmente al Director de Grado para su revisión. 2.2.2.2  Gerente del Proyecto.  Líder de validación de resultados  Líder de control de proyecto  Director del trabajo 4 2.2.4.2 SI Libro de Gerencia para grupo de Jurados Ajuste y actualización del Libro de Gerencia de acuerdo a las recomendaciones por parte del Director. Entrega definitiva al Jurado. 2.2.4.1  Gerente del Proyecto.  Líder de validación de resultados  Líder de control de proyecto 74 Nivel ID WBS Cuenta Control Nombre Descripción Dependencia Responsable 4 2.2.4.3 SI Sustentación de Libro de Gerencia Definición de la agenda de la sustentación. Elaboración, revisión, y preparación del contenido de la sustentación en filminas. Presentación formal al Jurado, respuesta de preguntas y compilación de recomendaciones. 2.2.4.2  Gerente del Proyecto.  Líder de validación de resultados  Líder de control de proyecto 3 2.2.5 NO Póster N/A  Gerente del Proyecto. 4 2.2.5.1 SI Primera entrega de Póster Definir estructura del póster e ilustraciones a presentar. Desarrollo del contenido que incluya: introducción, objetivos, metodología y resultados. Presentación ante el Director para su revisión. 2.2.4.3  Responsable entregables académicos  Director del trabajo 4 2.2.5.2 SI Póster definitivo Ajuste y actualización del póster de acuerdo a las recomendaciones por parte del Director. Entrega del póster para exhibición en la Escuela Colombiana de Ingeniería. 2.2.5.1  Responsable entregables académicos 3 2.2.6 NO Artículo corto  Gerente del Proyecto. 4 2.2.6.1 SI Primera entrega Artículo corto Revisar conclusiones y recomendaciones al trabajo de grado por parte del Jurado. Redactar borrador del artículo y presentación ante el Director para su revisión. 2.2.5.2  Responsable entregables académicos  Director del trabajo 4 2.2.6.2 SI Artículo corto definitivo Ajustar el artículo de acuerdo a las recomendaciones por parte del Director y escribir versión definitiva del artículo. 2.2.6.1  Responsable entregables académicos Fuente: Elaboración propia 75 ANEXO D – LÍNEA BASE DE TIEMPO, CRONOGRAMA 76 ANEXO E – LÍNEA BASE DE COSTOS, PRESUPUESTO NOMBRE DE LA TAREA VALOR % Trabajo de grado $ - 0.00% Elaboración del Diagnóstico del Grado de Madurez en Gestión de Portafolio en el Grupo de Interés de PMO de Bogotá $ - 0.00% 1. Gerencia de Proyecto $ - 0.00% 2. Trabajo de Grado $ - 0.00% 2.1 Investigación $ - 0.00% 2.1.1 Revisar la literatura existente $ - 0.00% Definir criterios de búsqueda de información. $ 446,918.52 0.68% Buscar información relacionada con el tema. $ 2,681,511.11 4.05% Clasificar información $ 446,918.52 0.68% Información clasificada $ - 0.00% 2.1.2 Diseño Modelo Madurez Preliminar $ - 0.00% Estudiar y seleccionar estándares en gestión de portafolio, programas y/o proyectos $ 1,744,462.59 2.64% Estudiar y seleccionar modelos de madurez existentes de gestión de portafolio $ 872,231.29 1.32% Definir áreas de evaluación del modelo. $ 744,752.83 1.13% Definir niveles de madurez del modelo. $ 744,752.83 1.13% Diseñar cuestionario preliminar del modelo de madurez. $ 744,752.83 1.13% Diseñar entrevista que se aplicará a las organizaciones del grupo de interés de PMO de Bogotá. $ 218,057.82 0.33% Modelo de madurez preliminar diseñado $ - 0.00% 2.1.3. Aplicar Modelo de Madurez preliminar $ - 0.00% Aplicar cuestionario preliminar del modelo a organizaciones del grupo de interés de PMO de Bogotá. $ 223,425.85 0.34% Aplicar entrevista a organizaciones del grupo de interés de PMO de Bogotá. $ 223,425.85 0.34% Recolectar recomendaciones de las organizaciones al modelo $ 223,425.85 0.34% Generar conclusiones $ 261,669.39 0.40% Modelo de Madurez preliminar aplicado $ - 0.00% 2.1.4 Definir modelo de madurez definitivo $ - 0.00% Ajustar áreas de evaluación del modelo $ 93,094.10 0.14% Ajustar niveles de madurez del modelo $ 93,094.10 0.14% Ajustar cuestionario de preguntas del modelo $ 93,094.10 0.14% Establecer forma de evaluación del modelo $ 87,223.13 0.13% Modelo de madurez definido $ - 0.00% 2.1.5 Diagnosticar la madurez en gestión de portafolio a las organizaciones $ - 0.00% Aplicar del modelo de madurez a las organizaciones seleccionadas $ 323,271.09 0.49% 77 NOMBRE DE LA TAREA VALOR % Determinar nivel de madurez de organizaciones evaluadas $ 323,271.09 0.49% Realizar diagnóstico de la situación actual de las organizaciones evaluadas $ 174,446.26 0.26% Diagnóstico finalizado $ - 0.00% 2.2 Entregables Académicos $ - 0.00% 2.2.1 Propuesta Trabajo de Grado $ - 0.00% 2.2.1.1 Documento de Propuesta Trabajo de Grado $ - 0.00% Elaborar Propuesta de Trabajo de Grado $ 3,388,295.97 5.12% Entrega de la Propuesta del Trabajo de Grado al Director $ - 0.00% 2.2.1.2 Sustentación Propuesta Trabajo de Grado $ - 0.00% Preparar la sustentación de la Propuesta Trabajo de Grado $ 2,461,812.44 3.72% Sustentar Propuesta Trabajo de Grado $ - 0.00% 2.2.2 Propuesta Plan de Gerencia $ - 0.00% 2.2.2.1 Documento Propuesta Plan de Gerencia $ - 0.00% Elaborar Propuesta del Plan de Gerencia $ 2,172,062.44 3.28% Entrega de la Propuesta del Plan de Gerencia al Director $ - 0.00% 2.2.2.2. Sustentación Plan de Gerencia $ - 0.00% Preparar la sustentación del Plan Gerencia $ 3,368,795.97 5.09% Sustentar Plan de Gerencia $ - 0.00% 2.2.3 Informe Final $ - 0.00% Informe Final para Director de Grado $ 15,670,253.98 23.69% Informe Final para grupo de Jurados $ 4,215,422.49 6.37% Sustentación Informe Final $ 958,050.56 1.45% Ajustar Informe Final para Director de Grado $ 479,025.28 0.72% Entrega Informe Final $ - 0.00% 2.2.4 Libro de Gerencia $ - 0.00% 2.2.4.1 Libro de Gerencia para Director de Grado $ - 0.00% Actualizar Libro de Gerencia $ 15,272,753.98 23.09% Entrega del Libro de Gerencia al Director $ - 0.00% 2.2.4.2 Libro de Gerencia para grupo de Jurados $ - 0.00% Ajustar Plan de Gerencia $ 4,226,422.49 6.39% Entrega del Libro de Gerencia al Jurado $ - 0.00% 2.2.4.3. Sustentación Libro de Gerencia $ - 0.00% Preparar la sustentación del Libro de Gerencia $ 985,550.56 1.49% Sustentar Libro de Gerencia $ - 0.00% 2.2.5 Póster $ - 0.00% 2.2.5.1 Primera Entrega Poster $ - 0.00% Elaborar Poster preliminar $ 413,044.88 0.62% Entrega Poster preliminar $ - 0.00% 78 NOMBRE DE LA TAREA VALOR % 2.2.5.2 Poster Definitivo $ - 0.00% Revisión de Poster preliminar $ 127,090.73 0.19% Ajustar Poster $ 111,204.39 0.17% Entrega Poster definitivo $ - 0.00% 2.2.6 Artículo Corto $ - 0.00% 2.2.6.1 Primera Entrega Artículo Corto $ - 0.00% Elaborar Artículo Corto preliminar $ 819,589.76 1.24% Entrega Artículo Corto preliminar $ - 0.00% 2.2.6.2 Artículo Corto Definitivo $ - 0.00% Revisión de Artículo Corto preliminar $ 480,181.46 0.73% Ajuste de Artículo Corto $ 220,658.78 0.33% Entrega Artículo Corto definitivo $ - 0.00% $ 66,134,015.34 100.00% 79 ANEXO F – FICHAS TÉCNICAS MÉTRICAS DE CALIDAD Índice de rendimientos de programación- SPI "Schedule Performance Index" PROYECTO: ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DEL GRADO DE MADUREZ EN GESTIÓN DE PORTAFOLIO EN EL GRUPO DE INTERÉS DE PMO DE BOGOTÁ Nombre de la métrica: Índice de rendimientos de programación - SPI "Schedule Performance Index" Tipo: Alcance Unidades: Miles de Pesos Rango: N/A Propósito: Medir el desempeño del proyecto en términos financieros en cuanto a su alcance. Meta: SPI = 1 ; EV = PV Tolerancia: SPI = ± 5%. Definición: Relación del valor del trabajo entregado o realizado hasta hoy y valor del trabajo que ha debido realizarse a la fecha. Escala: Algoritmo: SPI =( EV / PV ) Responsable de la medición: Gerente del Proyecto. Frecuencia de la medición: Semanalmente Definición de variables: SPI: Índice de rendimientos de programación EV: Valor del trabajo entregado o realizado a la fecha de control. (Valor Ganado). PV: Valor del trabajo que ha debido realizarse a la fecha de control. (Valor Planeado). Registro de mediciones y Ubicación: Hoja en Excel en formato libre con la tabla de datos y gráfica asociada según ejemplo. La ubicación y registro estará bajo la responsabilidad del Gerente del en el repositorio del proyecto. Interpretación: Si el valor del trabajo entregado (EV) es MENOR que el valor del trabajo que ha debido realizarse a la fecha de control (PV), entonces el proyecto se encuentra adelantado en su alcance. Si el valor del trabajo entregado (EV) es MAYOR que el valor del trabajo que ha debido realizarse a la fecha de control (PV), entonces el proyecto se encuentra atrasado en su alcance. Si el valor del trabajo entregado (EV) es IGUAL que el valor del trabajo que ha debido realizarse a la fecha de control (PV), entonces el trabajo está siendo realizado exacto que lo planeado. En resumen: Si SPI > 1 = El proyecto está adelantando en alcance. Si SPI < 1 = El proyecto está atrasado en alcance. Si SPI = 1 = El proyecto se encuentra dentro de su planeación. Guías generales: Se debe medir el PV a partir del presupuesto del proyecto estimado según el desarrollo de las tareas planeadas en el cronograma del proyecto en su línea base, y determinar a la fecha el % de trabajo terminado real para calcular EV. Posteriormente realizar el cálculo entre el EV y el PV. Inicio de la medición: La primera medición será entregada a los quince días siguientes del inicio del proyecto. Disponibilidad de la Métrica: Durante los primeros 5 días después de haber sido realizado la medición. Fuente: PMI, Elaboración propia 0.95 1 1.05MAL BIEN SOSPECHOSO 80 0.90 0.95 1.00 1.05 1.10 - 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 SP I Semana Schedule Performance Index LIMITE SUPERIOR LIMITE INFERIOR 81 Índice de rendimiento de Costos - CPI "Cost Performance Index" PROYECTO: ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DEL GRADO DE MADUREZ EN GESTIÓN DE PORTAFOLIO EN EL GRUPO DE INTERÉS DE PMO DE BOGOTÁ Nombre de la métrica: Índice de rendimiento de Costos - CPI "Cost Performance Index" Tipo: Financiero. Unidades: Miles de Pesos Rango: N/A Propósito: Medir el desempeño del proyecto en términos financieros en cuanto a los costos planeados para el desarrollo del trabajo terminado a la fecha respecto a los costos incurridos actuales. Meta: CPI = 1 ; EV = AC Tolerancia: CPI = ± 5%. AC puede llegar a ser > en un 5% de EV Definición: Relación de los costos planeados para el desarrollo del trabajo terminado a la fecha respecto a los costos incurridos actuales. Escala: Algoritmo: CPI =( EV / AC ) Responsable de la medición: Gerente del Proyecto. Frecuencia de la medición: Semanalmente Definición de variables: CPI: Índice de rendimientos de costos EV: Valor del trabajo entregado o realizado a la fecha de control. (Valor Ganado). AC: Costo incurrido real del trabajo realizado a la fecha (Costo Actual) Registro de mediciones y Ubicación: Hoja en Excel en formato libre con la tabla de datos y gráfica asociada según ejemplo. La ubicación y registro estará bajo la responsabilidad del Gerente del en el repositorio del proyecto. Interpretación: Si la relación entre el costo del trabajo entregado (EV) es MENOR que el costo real incurrido en el trabajo realizado (AC), entonces los costos incurridos en el trabajo está siendo realizado MAS COSTOSO que lo planeado. Si el costo del trabajo entregado (EV) es MAYOR que el costo real incurrido en el trabajo realizado (AC), entonces el trabajo está siendo realizado MAS ECONÓMICO que lo planeado. Si el costo del trabajo entregado (EV) es IGUAL que el costo real incurrido en el trabajo realizado (AC), entonces el trabajo está siendo realizado IGUAL que lo planeado. En resumen: Si EV > AC = Proyecto con menor costo. Si EV < AC = Proyecto excedido costo. Si EV = AC = Proyecto OK. Guías generales: Determinar a la fecha el % de trabajo terminado real para calcular EV. Se debe tener un control de costos que permita contabilizar el costo real del proyecto a la fecha para obtener el AC. Posteriormente realizar el cálculo entre el EV y el AC. Inicio de la medición: La primera medición será entregada a los quince días siguientes del inicio del proyecto. Disponibilidad de la Métrica: Durante los primeros 5 días después de haber sido realizado la medición. Fuente: PMI, Elaboración propia .95 1 1.05MAL BIEN SOSPECHOSO 82 0.90 0.95 1.00 1.05 1.10 - 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 C o st Semana Cost Performance Index LIMITE SUPERIOR LIMITE INFERIOR 83 ANEXO G – LISTAS DE VERIFICACIÓN Lista de Verificación Metodología de la investigación Proyecto Elaboración del diagnóstico del grado de madurez en gestión de portafolio en el grupo de interés de PMO de Bogotá Objetivo Cumplir con los entregables propios de la investigación de acuerdo al diseño de la metodología planteada. Verificado por Verificación No. Fecha de verificación Resultado verificación % del número de OK. Concepto Ítem Resultado (OK / NO) Acción correctiva Resultados obtenidos MODELO DE MADUREZ AJUSTADO Observación del modelo PMMM de Kerzner. Observación del modelo PMMM de PM. Observación del modelo OPM3 de PMI. Observación del modelo CMMI de CMU. Elaboración de una entrevista para la identificación del perfil de las PMO. Aplicación de la entrevista para la identificación del perfil de las PMO. Análisis de resultados de la identificación del perfil de las PMO. Elaboración preliminar del modelo madurez ajustado Revisión y aprobación del modelo madurez ajustado preliminar por el Director. Ajuste y obtención del modelo de madurez definitivo. 84 Concepto Ítem Resultado (OK / NO) Acción correctiva Resultados obtenidos INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN Revisión de disponibilidad de datos. Diseño preliminar de la encuesta. Diseño preliminar de la entrevista. Diseño preliminar de la lista de verificación para la revisión de la documentación. Revisión y aprobación de la encuesta, entrevista y lista de verificación para la revisión de la documentación por el asesor metodológico. Ajuste y obtención de la entrevista, encuesta y lista de verificación definitivos. NIVEL DE MADUREZ ACTUAL Programación de entrevistas con los líderes de la PMO. Aplicación de entrevistas a los líderes de las PMO. Envió de formulario de la encuestas a los líderes de la PMO. Programación de visita para la revisión de documentación de las PMO. Revisión de la documentación de las PMO. 85 Concepto Ítem Resultado (OK / NO) Acción correctiva Resultados obtenidos DIAGNÓSTICO Análisis de resultados de las entrevistas, encuestas y revisión de la documentación. Identificación del nivel actual de madurez de las PMO. Formulación de recomendaciones para las PMO de acuerdo con los resultados obtenidos. Revisión y aprobación del diagnóstico por el Director. Ajuste y obtención definitiva del diagnóstico. 86 Lista de Verificación Entregables académicos Proyecto Elaboración del diagnóstico del grado de madurez en gestión de portafolio en el grupo de interés de PMO de Bogotá Objetivo Cumplir con los requerimientos exigidos por la Unidad de Proyectos para los entregables académicos, documento final del trabajo de grado, libro de gerencia, artículo corto y poster. Verificado por Verificación No. Fecha de verificación Resultado verificación % del número de OK. Concepto Ítem Resultado (OK / NO) Acción correctiva Resultados obtenidos DOCUMENTO FINAL DEL TRABAJO DE GRADO El informe final no debe exceder 100 páginas. (Sin contar anexos) Norma NTC 1486 para la presentación y contenido del trabajo de grado. Norma NTC 56113 para referencias bibliográficas. Norma NTC 4490 para referencias documentales para fuentes de información electrónicas. Norma APA para referencias bibliográficas. Introducción Propósito y objetivo estratégico Justificación Definición del problema de investigación Objetivos generales y específicos Estructura: Hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Anexos. 87 Sustentación del trabajo de grado. LIBRO DE GERENCIA El libro de gerencia no debe exceder 50 páginas. (Sin contar anexos) Plan de Gerencia del TG (última versión aprobada) Último control realizado (al Cierre) Anexos. Sustentación del plan de gerencia. Concepto Ítem Resultado (OK / NO) Acción correctiva Resultados obtenidos ARTÍCULO CORTO El artículo corto tendrá una extensión propuesta de mínimo 10 y máximo 20 páginas El formato general para el artículo de acuerdo con el anexo J. Presentar la autoría del artículo con los nombres de los estudiantes. El Director del Trabajo se debe presentar como co-autor. PÓSTER El contenido y formato del póster de acuerdo al anexo I. Presentar la autoría del Póster con los nombres de los estudiantes. El Director del Trabajo se debe presentar como co-autor. 88 ANEXO H - ACTAS DE REUNIÓN 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 ANEXO I – COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 ANEXO J – MEMORIA DE CÁLCULO INDICADORES SPI Y CPI BAC= 66,134 PD= 52 Earned Value Management Semana Fecha Proyecto Indicadores de Costo Indicadores de Alcance PV miles EV miles AC miles CV miles CPI % TCPI EAC ETC SV SPI % 0 10/08/2015 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 1.000 0.00% 1.00 66,134 66,134 0.00 1.000 0.00% 1 17/08/2015 2234.34 2234.34 2390.34 1820.16 570.18 1.313 2.8% 0.99 50,359 48,539 156.00 1.070 3.61% 2 24/08/2015 1955.04 4189.38 4481.88 3651.01 830.87 1.228 5.5% 0.99 53,874 50,223 292.50 1.070 6.78% 3 31/08/2015 1806.07 5995.45 6417.95 5752.27 665.68 1.116 8.7% 0.99 59,274 53,522 422.50 1.070 9.70% 4 07/09/2015 1097.76 7093.21 7600.21 7610.12 -9.91 0.999 11.5% 1.00 66,220 58,610 507.00 1.071 11.49% 5 14/09/2015 906.98 8000.20 8598.20 8909.88 -311.68 0.965 13.5% 1.01 68,531 59,621 598.00 1.075 13.00% 6 21/09/2015 906.98 8907.18 9596.18 10873.91 -1277.73 0.882 16.4% 1.02 74,940 64,066 689.00 1.077 14.51% 7 28/09/2015 632.60 9539.78 10293.78 12101.08 -1807.30 0.851 18.3% 1.03 77,745 65,644 754.00 1.079 15.57% 8 05/10/2015 800.23 10340.01 11185.01 13977.42 -2792.41 0.800 21.1% 1.05 82,645 68,667 845.00 1.082 16.91% 9 12/10/2015 800.23 11140.24 12076.24 15162.86 -3086.62 0.796 22.9% 1.06 83,037 67,875 936.00 1.084 18.26% 10 19/10/2015 586.85 11727.09 12728.09 15997.84 -3269.75 0.796 24.2% 1.07 83,123 67,126 1001.00 1.085 19.25% 11 26/10/2015 906.98 12634.07 13726.07 16493.82 -2767.75 0.832 24.9% 1.06 79,469 62,976 1092.00 1.086 20.75% 12 02/11/2015 906.98 13541.06 14724.06 17637.62 -2913.56 0.835 26.7% 1.06 79,220 61,583 1183.00 1.087 22.26% 13 09/11/2015 906.98 14448.04 15722.04 18621.10 -2899.06 0.844 28.2% 1.06 78,329 59,708 1274.00 1.088 23.77% 14 16/11/2015 778.30 15226.34 16578.34 19401.86 -2823.51 0.854 29.3% 1.06 77,398 57,996 1352.00 1.089 25.07% 15 23/11/2015 1820.19 17046.53 18580.53 20626.30 -2045.77 0.901 31.2% 1.04 73,416 52,789 1534.00 1.090 28.10% 16 30/11/2015 1820.19 18866.73 20582.73 22049.67 -1466.94 0.933 33.3% 1.03 70,847 48,798 1716.00 1.091 31.12% 17 07/12/2015 1820.19 20686.92 22584.92 22490.54 94.38 1.004 34.0% 1.00 65,858 43,367 1898.00 1.092 34.15% 18 14/12/2015 1820.19 22507.11 24587.11 23491.89 1095.22 1.047 35.5% 0.97 63,188 39,696 2080.00 1.092 37.18% 19 21/12/2015 1820.19 24327.30 26589.30 24326.56 2262.74 1.093 36.8% 0.95 60,506 36,179 2262.00 1.093 40.21% 20 28/12/2015 1679.80 26007.10 28451.10 24326.56 4124.54 1.170 36.8% 0.90 56,547 32,220 2444.00 1.094 43.02% 21 04/01/2016 1753.27 27760.37 28838.15 24436.78 4401.37 1.180 37.0% 0.89 56,040 31,604 1077.79 1.039 43.61% 22 11/01/2016 1753.27 29513.63 29612.26 25677.47 3934.79 1.153 38.8% 0.90 57,346 31,669 98.63 1.003 44.78% 23 18/01/2016 1753.27 31266.90 30966.95 29059.92 1907.02 1.066 43.9% 0.95 62,061 33,001 -299.95 0.990 46.82% 24 25/01/2016 1753.27 33020.16 31450.76 29767.52 1683.24 1.057 45.0% 0.95 62,595 32,827 -1569.40 0.952 47.56% 132 25 01/02/2016 1753.27 34773.43 33095.74 33196.26 -100.52 0.997 50.2% 1.00 66,335 33,139 -1677.69 0.952 50.04% 26 08/02/2016 1629.31 36402.74 38938.74 35591.47 3347.27 1.094 53.8% 0.89 60,449 24,858 2536.00 1.070 58.88% 27 15/02/2016 1592.57 37995.31 41003.48 37020.74 3982.74 1.108 56.0% 0.86 59,710 22,690 3008.17 1.079 62.00% 28 22/02/2016 1753.27 39748.58 42164.64 39581.54 2583.10 1.065 59.9% 0.90 62,082 22,501 2416.06 1.061 63.76% 29 29/02/2016 1629.31 41377.89 44005.79 41976.72 2029.07 1.048 63.5% 0.92 63,085 21,108 2627.90 1.064 66.54% 30 07/03/2016 1636.19 43014.07 44005.79 44441.16 -435.37 0.990 67.2% 1.02 66,788 22,347 991.72 1.023 66.54% 31 14/03/2016 1629.31 44643.38 46729.87 45577.66 1152.21 1.025 68.9% 0.94 64,503 18,926 2086.49 1.047 70.66% 32 21/03/2016 1704.29 46347.67 46729.87 47677.36 -947.49 0.980 72.1% 1.05 67,475 19,798 382.20 1.008 70.66% 33 28/03/2016 1710.41 48058.07 50169.42 48723.86 1445.56 1.030 73.7% 0.92 64,228 15,505 2111.34 1.044 75.86% 34 04/04/2016 1536.72 49594.79 50530.94 50261.07 269.86 1.005 76.0% 0.98 65,781 15,520 936.14 1.019 76.41% 35 11/04/2016 1362.27 50957.06 50907.06 52660.60 -1753.54 0.967 79.6% 1.13 68,412 15,751 -50.00 0.999 76.98% 36 18/04/2016 1362.27 52319.33 52046.88 56422.74 -4375.86 0.922 85.3% 1.45 71,694 15,272 -272.45 0.995 78.70% 37 25/04/2016 970.30 53289.63 38 02/05/2016 1343.02 54632.65 39 09/05/2016 1343.02 55975.68 40 16/05/2016 1343.02 57318.70 41 23/05/2016 1343.02 58661.72 42 30/05/2016 1343.02 60004.74 43 06/06/2016 1343.02 61347.76 44 13/06/2016 1358.02 62705.78 45 20/06/2016 920.65 63626.43 46 27/06/2016 715.08 64341.52 47 04/07/2016 331.86 64673.38 48 11/07/2016 331.86 65005.24 49 18/07/2016 265.55 65270.79 50 25/07/2016 531.36 65802.15 51 01/08/2016 331.86 66134.02 52 66134.02 133 ANEXO K – CONTROL DEL PROYECTO CON LISTAS DE VERIFICACIÓN Lista de Verificación Metodología de la investigación Proyecto Elaboración del diagnóstico del grado de madurez en gestión de portafolio en el grupo de interés de PMO de Bogotá Objetivo Cumplir con los entregables propios de la investigación de acuerdo al diseño de la metodología planteada. Verificado por Nelson Rodríguez Verificación No. 18 Fecha de verificación 22 abril de 2016. Concepto Ítem Resultado (OK / NO) Acción correctiva Resultados obtenidos MODELO DE MADUREZ AJUSTADO Observación del modelo PMMM de Kerzner. OK Se incluye el modelo como parte del marco teórico y es un referente para el diseño del modelo MMGP. Observación del modelo PMMM de PM. OK Se incluye el modelo como parte del marco teórico y es un referente para el diseño del modelo MMGP. Observación del modelo OPM3 de PMI. OK Se incluye el modelo como parte del marco teórico y es un referente para el diseño del modelo MMGP. Observación del modelo CMMI de CMU. OK Se observa pero no se incluye en el marco teórico. Elaboración de una entrevista para la identificación del perfil de las PMO. NO Se cancela actividad. Aplicación de la entrevista para la identificación del perfil de las PMO. NO Se cancela actividad. 134 Análisis de resultados de la identificación del perfil de las PMO. OK Se cancela actividad. Elaboración preliminar del modelo madurez ajustado OK Se elabora un modelo preliminar con preguntas cerradas de respuesta binaria SI y NO. Revisión y aprobación del modelo madurez ajustado preliminar por el Director. OK El director decide incluir un nivel enfocado a planeación estratégica, se solicita mejorar el nivel cuatro y mejorar los tiempos de aplicación de la entrevista. Ajuste y obtención del modelo de madurez definitivo. OK Se ajustaron los niveles uno y cuatro de acuerdo a recomendaciones del Director. INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN Revisión de disponibilidad de datos. OK Se cancela actividad. Diseño preliminar de la encuesta. OK Se diseña una encuesta para ser validad por el Director y Asesor metodológico. Diseño preliminar de la entrevista. OK Se diseña una entrevista para ser validad por el Director y Asesor metodológico. Diseño preliminar de la lista de verificación para la revisión de la documentación. NO Se cancela actividad. 135 Revisión y aprobación de la encuesta, entrevista y lista de verificación para la revisión de la documentación por el asesor metodológico. NO Se buscó otro asesor metodológico con autorización del Director para lograr el visto bueno del marco metodológico Ajuste y obtención de la entrevista, encuesta y lista de verificación definitivos. OK Se ajustó la encuesta y entrevista de acuerdo recomendaciones del Director y Asesor metodológico. NIVEL DE MADUREZ ACTUAL Programación de entrevistas con los líderes de la PMO. OK Se programaron seis entrevistas de acuerdo a la disponibilidad de los líderes de PMO. Aplicación de entrevistas a los líderes de las PMO. OK Se aplicaron seis entrevistas de acuerdo a la disponibilidad de los líderes de PMO. Envió de formulario de la encuestas a los líderes de la PMO. OK Se envió el modelo MMGP a cuatro de las organizaciones entrevistadas por solicitud de sus líderes de PMO. Programación de visita para la revisión de documentación de las PMO. OK No se realizó revisión de documentación. Revisión de la documentación de las PMO. OK No se realizó revisión de documentación. DIAGNÓSTICO Análisis de resultados de las entrevistas, encuestas y revisión de la documentación. OK Se registraron los datos y se analizó el resultado por cada empresa evaluada. Esto se documentó en una hoja de cálculo. 136 Identificación del nivel actual de madurez de las PMO. OK Se evalúa cada organización y se identifica su nivel de madurez ponderado. Formulación de recomendaciones para las PMO de acuerdo con los resultados obtenidos. OK Se formularon recomendaciones por cada organización y recomendaciones generales que abarquen en análisis del conjunto de las organizaciones. Revisión y aprobación del diagnóstico por el Director. PENDIENTE Ajuste y obtención definitiva del diagnóstico. PENDIENTE 137 Lista de Verificación Entregables académicos Proyecto Elaboración del diagnóstico del grado de madurez en gestión de portafolio en el grupo de interés de PMO de Bogotá Objetivo Cumplir con los requerimientos exigidos por la Unidad de Proyectos para los entregables académicos, documento final del trabajo de grado, libro de gerencia, artículo corto y poster. Verificado por Nelson Rodríguez Verificación No. 18 Fecha de verificación 22 abril de 2016. Concepto Ítem Resultado (OK / NO) Acción correctiva Resultados obtenidos DOCUMENTO FINAL DEL TRABAJO DE GRADO El informe final no debe exceder 100 páginas. (Sin contar anexos) NO Se esperan comentarios del Director. Norma NTC 1486 para la presentación y contenido del trabajo de grado. OK Se obtiene documento con las normas referenciadas y se revisa por un corrector de estilo. Norma NTC 56113 para referencias bibliográficas. OK Norma NTC 4490 para referencias documentales para fuentes de información electrónicas. OK Norma APA para referencias bibliográficas. OK Introducción OK Se obtiene documento listo para entrega para el Director el 22 de abril 2016. Propósito y objetivo estratégico OK Justificación OK Definición del problema de investigación OK Objetivos generales y específicos OK Estructura: Hallazgos, conclusiones y recomendaciones. OK Anexos. OK Sustentación del trabajo de grado. PENDIENTE 138 LIBRO DE GERENCIA El libro de gerencia no debe exceder 50 páginas. (Sin contar anexos) NO Se esperan comentarios del Director. Plan de Gerencia del TG (última versión aprobada) OK Se ajustó el plan de acuerdo a comentarios de la sustentación. Último control realizado (al Cierre) PENDIENTE No se ha cerrado el trabajo de grado. Anexos. OK Sustentación del plan de gerencia. ARTÍCULO CORTO El artículo corto tendrá una extensión propuesta de mínimo 10 y máximo 20 páginas PENDIENTE El formato general para el artículo de acuerdo con el anexo J. PENDIENTE Presentar la autoría del artículo con los nombres de los estudiantes. El Director del Trabajo se debe presentar como co-autor. PENDIENTE PÓSTER El contenido y formato del póster de acuerdo al anexo I. PENDIENTE Presentar la autoría del Póster con los nombres de los estudiantes. El Director del Trabajo se debe presentar como co-autor. PENDIENTE 139 ANEXO L – ACTA DE CIERRE