Diseño del modelo de sistema integrado de gestión para informática Documental S.A.

Abstract

Informática Documental SAS., es una empresa dedica a prestar servicios del manejo y control de la documentación, que ha venido ampliándose en el mercado y lo cual ha permitido un crecimiento financiero, del recurso humano, de la infraestructura y por ende de las responsabilidades y compromisos con cada uno de los que intervienen en la prestación del servicio; por esta razón ya no es solamente importante la calidad del servicio prestado, sino que también el bienestar de sus colaboradores y el del entorno ambiental.Como repuesta a estos nuevos desafÍos es conveniente que Informática Documental S.A S. Implemente un sistema integrado de gestión con base en las normas ISO 9001. ISO 14001 y OSHAS 18001, que le garantice su crecimiento y la competitividad en el mercado; para comenzar con la implementación del sistema integrado de gestión fue necesario realizar la interpretación de la estrategia, la cual permito identificar los objetivos de gestión y realizar la alineación de los sistemas de gestión con la estrategia de la empresa, para saber que tanto estas normas ayudan al cumplimiento de los objetivos.La falta de modelos de sistemas integrados de gestión, permitió que se diseñara un modelo de sistema integrado de gestión para Informática Documental, basado en la PAS 99 e integrando las normas anteriormente mencionadas. Para poder empezar con la planificación del sistema, se realizó primero un diagnóstico de la situación de la empresa, para conocer qué requisitos se encontraban establecidos y cuales estaban documentados; este resultado encontró que aspectos relacionados con la planificación del sistemas no estaban documentados, tales como la identificación de los criterios de calidad, la identificación de los aspectos e impactos ambientales, la identificación de los riesgos y peligros ocupacionales y la identificación de los requisitos legales.Como resultado del proyecto de grado se elaboraron los procedimientos respectivos y unas matrices, las cuales permitieron valorar e identificar las actividades críticas en la prestación del servicio, los aspectos ambientales significativos y los peligros no aceptables para los procesos de custodia, organización, clasificación y digitación; por otro lado se estableció una política al SIG se ajusta a los objetivos de la empresa.

Informática Documental SAS., Is a company dedicated to provide documentation management and control services, which has been expanding in the market and which has allowed financial growth, human resources, infrastructure and therefore responsibilities and commitments with each of those involved in the provision of the service; For this reason, the quality of the service provided is not only important, but also the welfare of its employees and the environment. As a response to these new challenges, it is convenient that Informática Documental SA S. Implement an integrated management system based on in ISO 9001. ISO 14001 and OSHAS 18001, which guarantees its growth and competitiveness in the market; To begin with the implementation of the integrated management system, it was necessary to interpret the strategy, which allowed us to identify the management objectives and make the alignment of the management systems with the company's strategy, to know how much these rules help to the fulfillment of the objectives. The lack of models of integrated management systems, allowed to design a model of integrated management system for Documentary Computing, based on the PAS 99 and integrating the aforementioned standards. In order to begin with the planning of the system, a diagnosis of the situation of the company was first made, to know what requirements were established and which were documented; this result found that aspects related to the planning of the systems were not documented, such as the identification of quality criteria, the identification of environmental aspects and impacts, the identification of occupational risks and hazards and the identification of legal requirements. As a result of the degree project, the respective procedures and matrices were elaborated, which allowed to assess and identify the critical activities in the provision of the service, the significant environmental aspects and the unacceptable dangers for the processes of custody, organization, classification and fingering. ; On the other hand, a policy was established for the GIS that fits the objectives of the company.