Elaboración de una propuesta de reestructuración de los procesos de apoyo que impactan los costos de la compañía COLREGISTROS S.A.S.

Abstract

Given the current market needs of the hydrocarbon sector, in which cost restructuring is required in order to keep the companies in the sector afloat, cost reduction strategies must be proposed from all processes. This degree work focused on obtaining a cost restructuring proposal from the company's support processes so that, from these processes, adequate control is given to the critical tasks that are currently generating costs in the company. organization; For this purpose, the management, administration, human resources and procurement processes were evaluated, from the cost side, as summarized below: Management process: it is proposed to revise the strategic direction of the company from its vision and mission, proposing long-term sustainability goals and metrics of control of budgets, income, profitability and effectiveness in the presentation of proposals that allow to measure and control the progress of the company towards the goals and objectives established in the organization. Administrative Process: Focus on accompanying management on cost control for projects in key activities such as presentation of proposals, control of inventories, travel expenses and per diems that are handled from the smaller boxes and the proper use of resources physical in terms of plants and equipment. Purchasing Processes: It is proposed to revise the purchasing system ensuring transparency and efficiency in acquisitions from source to delivery. In this way, the process must ensure that suppliers comply with the requirements for the provision of the service. Human Management Process: The process starts from the selection and hiring where it should be checked if there is a strict control for the assignment of the type of contract according to the profile of the same, that there is adequate control of payroll payment according to contracting and approval concepts by the corresponding areas. It was reviewed if it is convenient that other processes of the company are included in the process map, since currently the company does not have documented processes such as treasury, accounting and IT, processes that are in the knowledge of the people who execute them and of which there is no record of procedures, nor control. To the extent that the company can come up with an adequate address and execute the necessary control to reduce costs for reprocessing, making bad decisions and seeking a continuous improvement, it could save money and become more productive and sustainable in the time.

Dadas las necesidades del mercado actual del sector de hidrocarburos en las que se requiere de una reestructuración de costos con el fin de que las compañías del sector se mantengan a flote, se requiere plantear estrategias de reducción de costos desde todos los procesos. Este trabajo de grado se enfocó en obtener una propuesta de reestructuración de costos de los procesos de apoyo de la compañía con el fin de que a partir de estos procesos se dé un control adecuado a las tareas críticas que en la actualidad están generando costos en la organización; para tal fin se evaluaron los procesos de gerencia, administración, recursos humanos y compras, desde la parte de costos, como se resume a continuación: Proceso de gerencia: se propone revisar la dirección estratégica de la compañía desde su visión y misión planteando objetivos de sostenibilidad a largo plazo y métricas de control de presupuestos, ingresos, rentabilidad y eficacia en la presentación de propuestas que permitan medir y controlar el avance de la compañía hacia las metas y objetivos establecidos en la organización. Proceso Administrativo: Se debe enfocar en el acompañamiento a la gerencia sobre el control de costos por proyectos en actividades claves como presentación de propuestas, control de inventarios, gastos de viaje y viáticos que se manejan desde las cajas menores y el uso adecuado de los recursos físicos en cuanto a plantas y equipos. Procesos de Compras: Se propone revisar el sistema de compras asegurando transparencia y eficacia en las adquisiciones desde el origen hasta la entrega. De esta manera, el proceso debe asegurarse de que los proveedores cumplan con los requerimientos para la prestación del servicio. Proceso de Gestión Humana: El proceso inicia desde la selección y contratación donde se debe revisar si existe un control riguroso para la asignación del tipo de contrato según el perfil del mismo, que haya el control adecuado de pago de nóminas según conceptos de contratación y aprobación por parte de las áreas correspondientes. Se revisó si es conveniente que otros procesos de la compañía estén incluidos en el mapa de procesos, ya que actualmente la compañía no tiene documentados procesos como tesorería, contabilidad e IT, procesos que se encuentran en el conocimiento de las personas que los ejecutan y de los cuales no hay registro de procedimientos, ni control. En la medida de que la compañía pueda llegar a plantear un direccionamiento adecuado y se ejecute el control necesario para disminuir los costos por reprocesos, por toma de malas decisiones y se busque un mejoramiento continuo, podría llegar a ahorrar dinero y hacerse más productiva y sostenible en el tiempo.