Desarrollo de un modelo de diagnóstico para la recuperación de proyectos con desviaciones de alcance, tiempo y costo

Abstract

In accordance with the purpose and objectives of this Degree Work, initially defined, after a documentary search, those metrics that can generally be used in modern project management, to measure the general state of a project and in turn raise objectives of quality for the assurance of the same. With this information, five metrics that are the basis for the development of the Diagnostic Model were defined, as follows: Project definition level, Project global risk level, Project performance index (Earned Value), Customer satisfaction level and Level of motivation of the work team of the project. Based on the defined metrics, checklists were prepared to carry out the survey of the information that allows to diagnose the "health status" of the project. These checklists in turn are the input for the creation of a parametric tool, designed by the Grade Work team in Microsoft Excel. The tool allows, in a simple and orderly manner, to collect the project information, and to obtain based on it a consolidation of the results of the diagnosis, which depend in all cases on the tolerance levels defined by the Organization that owns the project. analyzing. This tool is accompanied by a general application methodology, which is proposed to carry out the process of project diagnosis. Both the methodology and the tool that make up the diagnostic model, product of this Degree Work, were applied to three projects selected from two different sectors of the Colombian industry (energy sector and real estate sector). The application of the model is done in order to prove the applicability of it, and verify that it can be used indistinctly in any project, obtaining valid results, thanks to its main characteristic, which is the parameterization of all the variables. Based on the application of the tool developed and the analysis of the results obtained, some recommendations were proposed for the projects under test. Furthermore, it was concluded that the product obtained with this Degree Work will allow each Project Manager or Company that uses it to obtain information jointly on the strengths and critical points or flaws presented by the project, said information being useful for proposing actions of insurance or, if necessary, recovery plans. Additionally, for the successful development of the degree work, tools and elements of modern project management were applied, using as reference the "Fundamental Guide for project management" of the PMI in its fifth edition. Based on the above, a Management Plan was proposed for the project, the project activities were carried out, both in development and management, and monitoring and control was carried out through biweekly monitoring reports that were presented and analyzed in meetings of the project team with the director of the degree work. Finally, the project was closed, in addition to presenting a final project report, an exercise was carried out to identify and record the lessons learned.

De acuerdo con el propósito y los objetivos de este Trabajo de Grado, se definieron inicialmente, tras una búsqueda documental, aquellas métricas que generalmente pueden ser empleadas en la gerencia moderna de proyectos, para medir el estado general de un proyecto y a su vez plantear objetivos de calidad para el aseguramiento de la misma. Con dicha información se definieron cinco métricas que son la base de desarrollo del Modelo de Diagnóstico, así: Nivel de definición del proyecto, Nivel global de riesgo del proyecto, Índice de desempeño del proyecto (Valor Ganado), Nivel de satisfacción del cliente y Nivel de motivación del equipo de trabajo del proyecto. Con base en las métricas definidas, se elaboraron listas de chequeo para realizar el levantamiento de la información que permite diagnosticar en qué “estado de salud” se encuentra el proyecto. Dichas listas de chequeo a su vez son el insumo para la creación de una herramienta paramétrica, diseñada por el equipo de Trabajo de Grado en Microsoft Excel. La herramienta permite de una manera sencilla y ordenada recolectar la información del proyecto, y obtener con base en ella un consolidado de los resultados del diagnóstico, que dependen en todos los casos de los niveles de tolerancia definidos por la Organización dueña del proyecto que se esté analizando. Dicha herramienta está acompañada por una metodología general de aplicación, que se propone para realizar el proceso de diagnóstico de proyectos. Tanto la metodología como la herramienta que componen el modelo de diagnóstico, producto de este Trabajo de Grado, fueron aplicadas a tres proyectos seleccionados de dos sectores diferentes de la industria colombiana (sector energético y sector inmobiliario). La aplicación del modelo se realiza con el fin de probar la aplicabilidad del mismo, y verificar que éste pueda ser empleado indistintamente en cualquier proyecto, obteniendo resultados válidos, gracias a su característica principal que es la parametrización de todas las variables. Con base en la aplicación de la herramienta desarrollada y el análisis de los resultados obtenidos, se plantearon algunas recomendaciones para los proyectos objeto de la prueba. Además se concluyó, que el producto obtenido con este Trabajo de Grado permitirá a cada Gerente de proyecto o Compañía que lo utilice, obtener información de manera conjunta sobre las fortalezas y puntos críticos o falencias que presente el proyecto, siendo dicha información útil para plantear acciones de aseguramiento o de ser necesario planes de recuperación. Adicionalmente, para el desarrollo exitoso del trabajo de grado, se aplicaron herramientas y elementos de la gerencia moderna de proyectos, utilizando como referencia la “Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos” del PMI en su quinta edición. Con base en lo anterior se planteó un Plan de Gerencia para el proyecto, se ejecutaron las actividades del proyecto, tanto de desarrollo como gerenciales, y se llevó a cabo el seguimiento y control al mismo mediante informes de seguimiento quincenal que se presentaban y analizaban en reuniones del equipo del proyecto con la directora del trabajo de grado. Finalmente se realizó el cierre del proyecto donde además de presentar un informe final del proyecto, se realizó un ejercicio para la identificación y registro de las lecciones aprendidas.