Elaboración del plan de gerencia para el proyecto de simplificación de procesos en la fase de automatización y optimización del proceso de gestión de riesgos de la Cámara de Comercio de Bogotá

Abstract

The simplification and automation of the risk process is part of the Process Simplification program of the Chamber of Commerce of Bogotá (hereinafter the CCB), which, through the Planning and Innovation Management, intends to take advantage of opportunities to improve the processes from the implementation of BPM tools, with the firm objective of achieving compliance with the superior purpose of the CCB. This management plan contains the definition of the scope, time, cost and quality parameters of the project, including the stakeholder management plan, the risk analysis with a qualitative evaluation approach and the procedure to manage the changes that are made. required during the execution of the project. In this way, the scope of the project focuses on the automation of the risk process and change management with those involved, focused on causing the least impact by incorporating a new form of management and execution of the activities contemplated by the process. For this initiative, it is scheduled to start on September 7, 2015 and end on February 17, 2016, with a budget of $ 126,787,000 pesos work packages and a contingency reserve of $ 44,644,290 pesos, which generates as a result, $ 171,431,290 pesos of baseline cost. From the construction of the management plan of the initiative, it has been recommended to the Project Manager to disaggregate the activities in greater detail with respect to the stage of automation and simplification of the process in the company of the supplier, once the execution begins, with the In order to have more control over the activities that the provider will execute with the activities that are carried out in conjunction with resources of the CCB. Likewise, it is recommended to start the project before July 25, 2015, if the intention is that the project ends before the CCB starts the collective vacations.

La simplificación y automatización del proceso de riesgos hace parte del programa de Simplificación de Procesos de la Cámara de Comercio de Bogotá (en adelante la CCB), la cual a través de la Gerencia de Planeación e Innovación, pretende aprovechar oportunidades de mejora en los procesos a partir de la implementación de herramientas BPM, con el firme objetivo de lograr el cumplimiento del propósito superior de la CCB. Este plan de gerencia contiene la definición de los parámetros de alcance, tiempo, costo y calidad del proyecto, incluyendo igualmente el plan de gestión de los stakeholders, el análisis de riesgos con un enfoque de evaluación cualitativa y el procedimiento para gestionar los cambios que se requieran durante la ejecución del proyecto. De esta forma, el alcance del proyecto se concentra en la automatización del proceso de riesgos y en la gestión del cambio con los involucrados, enfocado en causar el menor impacto al incorporar una nueva forma de gestión y ejecución de las actividades que contempla el proceso. Para esta iniciativa se ha previsto su inicio el 07 de septiembre de 2015 y finalización el 17 de febrero de 2016, con un presupuesto de los paquetes de trabajo de $126.787.000 pesos y una reserva de contingencia de $44.644.290 pesos, lo que genera como resultado $171.431.290 pesos de linea base de costo. A partir de la construcción del plan de gerencia de la iniciativa, se ha recomendado al Gerente del proyecto desagregar las actividades con mayor detalle respecto a la etapa de automatización y simplificación del proceso en compañia del proveedor, una vez se inicie la ejecución, con el fin de tener mayor control sobre las actividades que ejecutará tanto el proveedor con aquella que se realizan en conjunto con recursos de la CCB. De igual forma, se recomienda iniciar el proyecto antes del 25 de julio de 2015, si la intensión es que el proyecto culmine antes que la CCB inicie las vacaciones colectivas.