Creación de una guía metodológica para la gestión del portafolio de proyectos de las instituciones de educación superior

Abstract

Desde su creación las Instituciones de Educación Superior (IES) en Colombia, se encuentran enmarcadas en los lineamientos establecidos por la Ley 30 de 1992, por la cual se constituye la base normativa del sistema de educación superior colombiano. Esta ley presenta los principios y objetivos de la educación superior en Colombia, clasifica los programas académicos y define las condiciones que orientan el funcionamiento de las instituciones públicas y privadas.

A través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior, la evaluación de las IES se realiza con el fin de afianzar la autonomía universitaria, garantizar a la sociedad que los programas académicos y las Instituciones de Educación Superior cumplen con los requisitos de calidad y con los propósitos y objetivos que han declarado tener.

En este contexto, las Instituciones de Educación Superior cuentan con diferentes proyectos de mejoramiento, mantenimiento e innovación formulados con el fin de evidenciar ante el Ministerio de Educación Nacional (MEN) los procesos de autoevaluación a nivel de programas académicos y a nivel institucional, así como su interés por la mejora continua.

Con el propósito de orientar sus esfuerzos institucionales, las IES cuentan con una planeación estratégica a largo plazo, la cual está estructurada en los ámbitos de desarrollo de la educación superior como lo son: la docencia, la investigación, la extensión, estudiantes, profesores, calidad, entre otros. Estos ámbitos se desglosan en objetivos y agrupaciones de proyectos.

El cumplimiento de esta planeación estratégica, así como el de los planes de mejoramiento, mantenimiento e innovación que resultan de los procesos de autoevaluación, está dado por la capacidad de las Instituciones de Educación Superior de gestionar adecuadamente todos los proyectos que adelantan con el propósito de conectar la estrategia con la ejecución de la institución, enfocarse en lo más importante, concretar los beneficios, maximizar las oportunidades, asignar óptimamente los recursos tanto humanos como financieros, eliminar la redundancia, reducir el caos y aumentar la motivación, mejorar la colaboración, mejorar la capacidad de innovar y mejorar la calidad de la ejecución de las iniciativas institucionales.

Las Instituciones de Educación Superior tienen varias particularidades en comparación con las organizaciones privadas, particularidades en el tipo de servicio que ofrecen, los proyectos que adelantan, la cultura académica y la diversidad de la comunidad universitaria.

Con base en los aspectos mencionados anteriormente, se identifica que los estándares tradicionales en gestión de proyectos, programas y portafolios tienen un bajo nivel de aceptación por parte de las IES, debido a que estos estándares son genéricos para cualquier industria y por sus particularidades, las Instituciones de Educación Superior perciben compleja la implementación de estos estándares en sus proyectos. Por lo tanto, se plantea la pregunta: ¿Cómo con la implementación de una guía metodológica para la gestión del portafolio de proyectos, pueden beneficiarse las Instituciones de Educación Superior (IES)?

Para desarrollar esta pregunta, se plantea una investigación en cuatro fases, con el objetivo de formular una guía metodológica para la gestión del portafolio de proyectos de las instituciones de Educación Superior, con el fin de brindar una serie de recomendaciones acerca de la gestión de portafolios que sean de aplicación en las Instituciones de Educación Superior, teniendo en cuenta todas sus particularidades.

La primera fase de la investigación se orienta en la revisión documental acerca del tema de investigación, para lo cual se identificaron las palabras clave para la búsqueda. Como resultado de esta fase se formula un marco teórico en el que se identificaron aspectos como: la importancia de la planeación estratégica para implementar una gestión de portafolios, la naturaleza particular de las Instituciones de Educación Superior, la distancia tan grande que existe entre la academia y el sector productivo en cuanto a la gestión de portafolios, el bajo nivel de aplicación de estándares en gestión de proyectos, programas y portafolios por parte de las IES.

Así mismo, se identifica la escasa documentación que existe acerca del tema específico de la gestión del portafolio de proyectos de las Instituciones de Educación Superior, sin embargo, en cuanto al tema de planeación estratégica se evidencian varias similitudes en la estructura de sus planes estratégicos, en la medida en que los ámbitos de desarrollo atienden aspectos fundamentales de una IES como lo son: la docencia, la investigación, y la extensión, la calidad, los estudiantes, los docentes, entre otros. Estos ámbitos a su vez se desglosan en proyectos o iniciativas que se pretenden adelantar en un periodo de tiempo específico.

En la segunda etapa de la investigación, se diseña y aplica una entrevista semiestructurada a expertos en gestión universitaria y a expertos en gestión de portafolios, que desde su experiencia y conocimientos en el tema de investigación enriquezcan la propuesta de este trabajo de grado.

Con base en la revisión documental se establecieron dos tipos de entrevistas, la primera dirigida a los expertos en gestión universitaria, en la cual se enfocaron las preguntas a la planeación estratégica en la IES y su perspectiva del “deber ser” en la implementación exitosa de esta planeación; paralelamente, la entrevista dirigida a los expertos en gestión de portafolios estaba orientada a indagar acerca de las buenas prácticas implementadas desde su experiencia en organizaciones privadas.

El resultado de las entrevistas se encuentra consolidado en un cuadro organizado en los grupos de procesos recomendados por el PMI: Definición, Alineación, Autorización y control, en donde se identificaron los aspectos comunes y aislados en las respuestas, y para cada grupo de procesos se definieron los hallazgos, las fortalezas, las conclusiones y las recomendaciones.

En esta etapa se identifica la importancia que tiene la planeación estratégica en las organizaciones tanto privadas como en las Instituciones de Educación Superior y son evidenciadas las dificultades que han vivenciado los entrevistados en cuanto a la implementación y ejecución exitosa de todas las iniciativas planeadas en las organizaciones.

En la tercera etapa se plasmaron los resultados de las dos primeras etapas, en la formulación de la guía metodológica para la gestión del portafolio de proyectos de la IES. Esta guía contiene: objetivos de la guía, alcance, exclusiones, materiales y métodos, conceptos y definiciones, roles, procesos, herramientas, prerrequisitos para la implementación de la guía, habilitadores organizacionales, y las recomendaciones para la implementación de la guía en las IES.

Los procesos desarrollados en la guía, responden a los aspectos fundamentales que se deben tener en cuenta para una adecuada implementación de la gestión de portafolios en las Instituciones de Educación Superior, estos procesos son: revisar la planeación estratégica de la IES, consolidar las iniciativas derivadas de la planeación estratégica, Identificar las operaciones críticas, elaborar el plan estratégico del portafolio, acta de constitución del portafolio, elaborar el plan de gestión del portafolio, elaborar el portafolio (definir atributos y secuenciación), priorizar el portafolio, autorización para la puesta en marcha del portafolio, gestionar el portafolio y por último realizar seguimiento al portafolio.

Para finalizar la investigación propuesta, se realiza una validación de la guía a través de la aplicación de la técnica focus group, a la cual fueron invitados expertos en gestión universitaria y gestión de portafolios, para que desde sus perspectivas validaran el contenido de la guía.

Para el desarrollo de esta técnica, se definieron seis preguntas detonadoras en temas relacionados con la investigación, tales como: la importancia de la priorización en la ejecución de las iniciativas de la planeación institucional, beneficios de implementar la guía, factores que pueden impedir la implementación de la guía en las IES, la definición previa de los beneficios esperados en la gestión de portafolios, prerrequisitos. Estas preguntas se realizaron con el fin de que los participantes manifestaran sus percepciones, opiniones y aportes para la validación de la guía propuesta.

A través de esta validación los expertos manifestaron su aprobación de la guía, recomendando en general hacer de forma más explícita las recomendaciones para la implementación de la guía en Instituciones de Educación Superior, lo anterior, con la intención de facilitar la apropiación de las recomendaciones plasmadas en los procesos de la guía, a la naturaleza tan particular de estas instituciones, de tal forma que el proceso de implementación se realice de la forma más transparente posible, acompañado de un proceso de gestión del cambio que apoye a los colaboradores de las IES para así avanzar todos hacia el cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales.

En conclusión, la investigación realizada permite evidenciar la necesidad de las instituciones de Educación Superior de contar con procesos y procedimientos sencillos y eficientes para realizar la gestión de todos sus proyectos simultáneamente, unificando esfuerzos, maximizando los recursos y promoviendo la motivación de todos los miembros de la comunidad universitaria.

Para fortalecer a largo plazo la propuesta de este trabajo de grado, se recomienda realizar la implementación de la guía en una Institución de Educación Superior realizando una prueba piloto en donde se monitoreen constantemente los resultados en cada proceso propuesto, así como la gestión de cambio institucional.

Since its creation, Higher Education Institutions (IES) in Colombia have been framed by the guidelines established by Law 30 of 1992, which establishes the normative basis of the Colombian higher education system. This law presents the principles and objectives of higher education in Colombia, classifies academic programs and defines the conditions that guide the operation of public and private institutions.

Through the Higher Education Quality Assurance System, the evaluation of HEIs is carried out with the purpose of strengthening university autonomy, guaranteeing society that academic programs and Higher Education Institutions comply with quality requirements and with the purposes and objectives that they have declared to have.

In this context, Higher Education Institutions have different improvement, maintenance and innovation projects formulated in order to demonstrate to the Ministry of National Education (MEN) the self-evaluation processes at the academic and institutional level, as well as their interest in continuous improvement.

In order to guide their institutional efforts, HEIs have a long-term strategic planning, which is structured in the areas of development of higher education as they are: teaching, research, extension, students, teachers, quality, among others. These areas are broken down into objectives and groupings of projects.

The fulfillment of this strategic planning, as well as that of the improvement, maintenance and innovation plans that result from the self-assessment processes, is given by the capacity of the Higher Education Institutions to adequately manage all the projects they are carrying out for the purpose of connect the strategy with the execution of the institution, focus on the most important, specify the benefits, maximize opportunities, optimally allocate resources both human and financial, eliminate redundancy, reduce chaos and increase motivation, improve collaboration, improve the ability to innovate and improve the quality of the execution of institutional initiatives.

The Institutions of Higher Education have several peculiarities compared to private organizations, particularities in the type of service they offer, the projects they advance, the academic culture and the diversity of the university community.

Based on the aspects mentioned above, it is identified that traditional standards in project management, programs and portfolios have a low level of acceptance by HEIs, because these standards are generic for any industry and due to their particularities, Institutions of Higher Education perceive complex the implementation of these standards in their projects. Therefore, the question is posed: How can the Institutions of Higher Education (IES) benefit from the implementation of a methodological guide for the management of the project portfolio?

To develop this question, an investigation is proposed in four phases, with the aim of formulating a methodological guide for the management of the portfolio of projects of Higher Education institutions, in order to provide a series of recommendations about the management of portfolios that they are of application in the Institutions of Superior Education, taking into account all their particularities.

The first phase of the investigation is oriented in the documentary review about the research topic, for which the keywords for the search were identified. As a result of this phase, a theoretical framework was formulated in which aspects were identified such as: the importance of strategic planning to implement a portfolio management, the particular nature of Higher Education Institutions, the great distance that exists between the academy and the productive sector in terms of portfolio management, the low level of application of standards in project management, programs and portfolios by HEIs.

Likewise, the scarce documentation that exists about the specific theme of the management of the project portfolio of the Institutions of Higher Education is identified, however, regarding the strategic planning issue, several similarities are evident in the structure of its strategic plans, to the extent that the areas of development address fundamental aspects of an IES such as: teaching, research, and extension, quality, students, teachers, among others. These areas are in turn broken down into projects or initiatives that are intended to be carried out in a specific period of time.