Diseño de una guía metodológica para el monitoreo y control del portafolio de la dirección de apropiación de TIC, del Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones.

Abstract

The degree work arises from the need to contribute on the public resources investment effectiveness with the purpose of achieving the Plan Nacional de Desarrollo goals and existing sector policies, along with the available financing of each fiscal validity, to which the existence of management tools is precise to help achieve this goal.

The investigation is done with a qualitative and descriptive focus, preceded with the literature revision, interviews and expert judgement. Results from the literature revision are combined with the derived information from the interviews in order to characterize the portfolio, determine the indicator matrix and the DATIC existing organizational actives.

Various organizations dedicated to promote project management good practices are revised and the ones that have the portfolio standard are studied between the project management practices. Selection criteria is fixed and the two that permit a comparison are chosen. Once compared, the portfolio standard is chosen from the Project Management Institute by being the one that best applies to DATIC, taking advantage of the organizational actives that are founded

Being DATIC a MinTIC area and by consequence from the public sector, the public investment context in Colombia is analyzed, as well as the planning framework with which the DATIC portfolio life cycle is immersed on the Presupuesto General de la Nación planning cycle, and to which extent it is dependent from the TIC sector policies and the Plan Nacional de Desarrollo.

The process maps for the phases of the initiation, planning, execution and portfolio optimization are designed, in which the critical monitoring and control points are fixed in order to improve the portfolio management process. Additionally, a description of the activities that are realized in each process its made, as well as a table with the entries, tools, techniques and exits is made.

The union of all the elements gives origin to the design of the methodological guide to the monitoring and control of the portfolio of the “Dirección de la Apropiación de TIC del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”, that constitutes the product of the degree work project.

The validation process from the guide with the advisory team, DATIC component leaders and a TIC expert is done. With positive perception all the made recommendations are welcomed and all the recommended adjustments are made and finally, the expert validates the document.

From the realized work, it is concluded that only a few portfolio monitoring and control studies in the public sector exist; that the portfolio benefits are perceived when the ex - post evaluation is made, which is a good practice that is eventually realized and not with the periodicity that is required to evidence the results from the portfolio management; that a future job to promote the culture of the management of public portfolios needs to be done; moreover, that the DATIC portfolio is prioritized according to the public policies, the government policies and the policies that are fixed on the Plan Nacional de Desarrollo.

El trabajo de grado surge de la necesidad de contribuir en la efectividad de la inversión de recursos públicos a fin el lograr las metas de Plan Nacional de Desarrollo y las políticas sectoriales existentes, con la financiación disponible en cada vigencia fiscal, para lo cual es preciso la existencia herramientas de gestión que ayuden a alcanzar este propósito.

La investigación que se realiza es de enfoque cualitativo y descriptivo, procedente de la revisión de literatura, entrevistas y juicio de expertos. Se combinan los resultados de la revisión de literatura con los de la información derivada de las entrevistas para caracterizar el portafolio, determinar la matriz de indicadores y activos organizaciones existentes en la Dirección de Apropiación de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones .

Se revisan organizaciones dedicadas a promover las buenas prácticas en la gestión de proyectos y dentro de ellas se estudia cuáles tienen estándar de portafolio; se fijan los criterios de selección y se eligen dos que permitan grado de comparación y una vez comparadas se escoge el estándar de portafolio del Project Management Institute por ser el que mejor aplica a DATIC aprovechando los activos organizacionales encontrados.

Por ser la Dirección de Apropiación de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones es una área del Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones y por ende sector público, se analiza el contexto de la inversión pública en Colombia, así como también el marco de la planeación con lo cual se determina que el ciclo de vida del portafolio de Dirección de Apropiación de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el cual está inmerso en el ciclo de la planeación del Presupuesto General de la Nación y dependiente de las políticas sectoriales TIC y del Plan Nacional de Desarrollo.

Se diseñan los mapas de proceso para las fases de iniciación, planeación, ejecución y optimización del portafolio, donde se fijan puntos críticos de monitoreo y control para mejorar el proceso de gestión del portafolio. Adicionalmente hace una descripción de las actividades que se realizan en cada proceso, así como también se hace una tabla con las entradas, herramientas, técnicas y salidas.

La unión de todos elementos da origen al diseño de la guía metodológica para el monitoreo y control del portafolio de la Dirección de Apropiación de TIC del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, que constituye el producto del proyecto del Trabajo de Grado.

Se efectúa el proceso de validación de la guía con el equipo asesor, líderes de componentes DATIC, y un experto TIC. Se acogen con percepción positiva todas las recomendaciones hechas y se realizan los ajustes recomendados y finalmente el experto valida el documento.

Se concluye del trabajo realizado que existen pocos estudios de monitoreo y control de portafolios en el sector público; que los beneficios del portafolio se perciben cuando se realiza la evaluación ex – post, la cual es una buena práctica que se realiza eventualmente y no con la periodicidad que se requiere para evidenciar los resultados de la gestión del portafolio; que se debe haber un trabajo futuro para fomentar la cultura de gestión de portafolios públicos; que el portafolio DATIC se prioriza de acuerdo las políticas públicas, las políticas de gobierno y las fijadas en el Plan Nacional de Desarrollo.