Caso de estudio de Minería de Procesos para la configuración de nuevas operaciones en Ecopetrol S.A.

Abstract

La minería de procesos es una disciplina que tiene como objetivo descubrir y mejorar procesos de negocio a través de la extracción de data almacenada en los sistemas de información, sin embargo, es una disciplina cuyas investigaciones son recientes y tienen limitados casos de estudio. Desafortunadamente en América son pocas las empresas que explotan el potencial de la Minería de Procesos para optimizar sus más relevantes procesos. En esta investigación se desarrolla la Minería de procesos aplicada a la configuración de nuevas operaciones en Ecopetrol S.A. en los sistemas de información, los cuales son insumos para construir los estados financieros de la compañía. En línea con la tipología de Minería de Procesos planteada por Aguirre y Parra [5], para este caso de estudio se aplicará una metodología de investigación híbrida, haciendo uso de Minería de Procesos basada en preguntas y Minería de Procesos basados en datos, a partir de allí, se procede con la descripción del proceso teórico, manejo de información ausente en la recolección y transformación de los datos, aplicación de Minería de Procesos mediante el Software Celonis, identificación de desviaciones entre el proceso real vs teórico y análisis de tiempos de ciclo en la validación de resultados, y finalmente se plantea el rediseño del proceso óptimo para la revisión funcional de los Stakeholders.

Process mining is a discipline that aims to discover and improve business processes through the extraction of data stored in information systems, however, it is a discipline whose research is recent and has limited case studies, unfortunately in In America, there are few companies that exploit the potential of Process Mining to optimize their most relevant processes. In this research, Mining processes applied to the configuration of new operations at Ecopetrol S.A. are developed. in information systems, which are inputs to build the company's financial statements. In line with the Process Mining typology proposed by Aguirre and Parra, for this research a hybrid research methodology is applied, using Process Mining based on questions and Process Mining based on data, from there, we proceed with the description of the theoretical process, management of information absent in the collection and transformation of data, application of Process Mining through Celonis Software, identification of deviations between the real vs. theoretical process and analysis of cycle times in the analysis of results and finally, the redesign of the optimal process for the functional review of the Stakeholders is proposed.