Diseño de una guía metodológica de gerencia ágil para proyectos de investigación y desarrollo en áreas biológicas

Abstract

This work stems from the need to carry out project management in Research and Development projects through a flexible management that takes into account the changing environments. Seeking to improve the processes of management and use of resources, objectives, time and budget.

Three agile methodologies were selected: Scrum, Lean agile and Kanban, from which 13 tools and techniques were chosen that were applicable to Research and Development projects, to be used in the processes for project management.

Was identify the need to strengthen all phases of the projects mangement as a result of the two population groups interviewed (leading researchers of CorpoGen projects as case of study, and leading researchers from external centers - national and international). Also, was determined that it was necessary to incorporate the project formulation phase, since a better definition of activities, schedule and budget from this phase facilitates the management processes, and that detailed planning can be done by short cycles, taking into account Its complexity and variation, using tools and techniques of agile methodologies. Also improve the processes of monitoring and control to optimize the execution and decision making in time, that allow to meet objectives, time and budget.

With the characterization and tools selected, an interactive methodological guide was designed based on a combination of tools and techniques from agile management methodologies and traditional project management, which provides the required flexibility in handling the constant changes that are presented In the research environment, taking into account the management processes from start to finish and additionally considers strengthening the formulation of the project within the life cycle, seeking to optimize the subsequent management processes. It proposes values ​​and principles for its use, and a life cycle of Research and Development projects that includes four phases: Formulation, Plan-in, Agile execution containing iterative cycles (definition, action, reflection) and validation and Closing.

It is aimed primarily at leading project researchers, but its use can be of great use to other members involved in managerial processes, such as administrative areas and managers or project managers.

It includes descriptions, examples and suggestions for carrying out the activities, including some templates and formats that are proposed as a model to be adapted, adjusted and modified according to the particular needs of the project, the considerations and experience of researchers from other areas involved and Of the project manager, as well as organizational guidelines and guidelines.

A guide validation process was carried out with leading researchers from CorpoGen's projects, external and an expert on agile methodologies, most of the recommendations were in a positive way.

El presente trabajo parte de la necesidad de realizar procesos de gerencia en proyectos de Investigación y Desarrollo a través de una gerencia flexible que tenga en cuenta los entornos cambiantes de este tipo de proyectos buscando mejorar los procesos de gestión y utilización de recursos, así como el cumplimiento del alcance, los objetivos, el tiempo y el presupuesto planteados.

Se seleccionaron tres metodologías ágiles Scrum, Lean agile y Kanban, de las cuales se escogieron 13 herramientas y técnicas que fueran aplicables a los proyectos de Investigación y Desarrollo, para ser utilizadas en los procesos de gerenciales.

De los dos grupos poblacionales entrevistados (Investigadores líderes de proyectos de CorpoGen como caso de estudio, e investigadores líderes de proyectos de centros externos – nacionales e internacionales) fue posible identificar que es necesario fortalecer todas las fases del proceso gerencial. Adicionalmente se determinó que era necesario incorporar la fase de formulación del proyecto, ya que realizar una mejor definición de actividades, cronograma y presupuesto desde esta fase facilita los procesos de gerencia, y que la planeación detallada se pueda hacer por ciclos cortos, teniendo en cuenta su complejidad y variación, utilizando herramientas y técnicas de las metodologías ágiles. Así mismo mejorar los procesos de seguimiento y control para optimizar la ejecución y la toma de decisiones a tiempo, que permitan cumplir con objetivos, tiempo y presupuesto.

Con la caracterización y las herramienta seleccionadas se diseñó una guía metodológica interactiva basada en una combinación de herramientas y técnicas de las metodologías de gerencia ágil y de la gerencia tradicional de proyectos, que brinda la flexibilidad requerida en el manejo de los constantes cambios que se presentan en el entorno investigativo, teniendo en cuenta los procesos gerenciales desde inicio hasta cierre y adicionalmente considera el fortalecimiento de la formulación del proyecto dentro del ciclo de vida, buscando optimizar los procesos gerenciales posteriores. Plantea valores y principios para su uso, y un ciclo de vida de los proyectos de Investigación y Desarrollo que comprende cuatro fases: Formulación, Plan-in, Ejecución ágil que contiene los ciclos iterativos (definición, acción, reflexión) y validación y Cierre.

Está dirigida principalmente a investigadores líderes de proyectos, pero su uso puede ser de gran utilidad a los demás miembros involucrados en los procesos gerenciales, como son las áreas administrativas y los gestores o gerentes de proyectos.

Tiene descripciones, ejemplos y sugerencias para la realización de las actividades, incluye algunas plantillas y formatos que se proponen como modelo para que sean adaptados, ajustados y modificados según las necesidades particulares del proyecto, las consideraciones y experiencia de los investigadores de otras áreas involucradas y del gestor de proyectos, así como también a los lineamientos y directrices organizacionales.

Se realizó un proceso de validación de la guía con investigadores líderes de proyectos de CorpoGen, externos y un experto en metodologías ágiles, en su mayoría las recomendaciones fueron de forma con una percepción positiva.