Diseño de un modelo de gestión basado en Business Process Management, BPM, que articule Requisitos Ambientales, RA y de Seguridad y Salud en el Trabajo, RSST. Estudio de caso: procesos críticos de pymes dedicadas a la fabricación de mobiliario en madera para constructoras.

Abstract

Con base en información de la Organización Mundial de Propiedad Intelectual (OMPI, 2016), en el mundo las pymes constituyen el 90% de las empresas en la mayoría de los países del mundo; las pymes contribuyen al crecimiento de una economía por medio de la generación de empleo, las importaciones y las exportaciones. Así mismo, la ONU con datos del Consejo Internacional para la pequeña empresa, señala que las pymes generan entre el 60% y el 70% de los empleos y les es atribuible el 50% del PIB a nivel mundial; no obstante, su aporte en la economía, las pymes se enfrentan muchas dificultades en su operación diaria para su mantenimiento, crecimiento y competitividad (Olivares, 2018).

En Colombia, las pymes aportan el 80% del empleo en el país, en el sector productivo, estas empresas representan el 90% del total de los establecimientos y contribuyen al 35% de la producción bruta (Hernandez, 2018). De otra parte, en relación con su operación, las pymes deben cumplir con la legislación vigente aplicable a seguridad y salud en el trabajo y a gestión ambiental, entre otras, que adicional a la relevancia por su impacto en las personas y la comunidad, cuentan con un estricto régimen sancionatorio que en caso tal que los entes encargados de la supervisión detecten incumplimientos, estos pueden derivar en multas o sanciones económicas o según su severidad en el cierre de una empresa. Para la presente investigación, se seleccionó el sector de fabricación de muebles que, según el reporte de la Encuesta Anual Manufacturera generada por el DANE, para el año 2017 en estas industrias se emplearon alrededor de 17.365 personas correspondiente al 2.4% de la participación del sector manufacturero (DANE, 2017).

De acuerdo con lo anterior, el objetivo de esta investigación es diseñar un modelo de gestión basado en BPM (del inglés Business Process Management), que articule los Requisitos Ambientales (RA) y de Seguridad y Salud en el Trabajo (RSST), aplicables a los procesos de producción y de apoyo, de pymes ubicadas en la ciudad de Bogotá dedicadas a la fabricación de mobiliario en madera para constructoras, con el fin de crear herramientas de gestión para este tipo de empresas, que sirvan como guía para dar cumplimiento a la normatividad legal vigente en materia ambiental y de seguridad y salud en el trabajo, minimizando los riesgos en sus operaciones.

Para lo cual se desarrolló un estudio de caso múltiple, en tres pymes seleccionadas por conveniencia ubicadas en la ciudad de Bogotá dedicadas a la fabricación de mobiliario en madera para constructoras, el modelo se basa en un sistema integrado de gestión basado en procesos BPM, en éste, los procesos son el mecanismo de articulación, con base en la cadena de valor que incluye la fabricación e instalación de mobiliario en madera para constructoras, así como de los procesos administrativos.

El modelo integra las normas, riesgos e indicadores, que aplican tanto a la gestión ambiental, como a la seguridad y salud en el trabajo; entre las ventajas del modelo, se tiene que el personal en general podrá ubicar de manera centralizada toda la información que facilita la gestión, que facilita la transferencia de conocimiento y se busca reducir el tiempo dedicado a recopilar y consolidar información, igualmente, el modelo planteado no requiere una inversión significativa en tecnología de información ya que las herramientas que lo soportan no requieren instalaciones sofisticadas, ni licenciamientos adicionales a Microsoft office y Bizagi Modeler, que es un software libre para la documentación de procesos en notación BPMN 2.0.

Estos elementos se integran en una herramienta desarrollada en Java que permite a los usuarios, el registro y la consulta de esta información de una manera sencilla y eficiente.

Para realizar la validación interna del producto de la investigación, el modelo fue contrastado con pares académicos, los cuales emitieron conceptos favorables, en cuanto a la pertinencia del modelo y a la metodología aplicada en la investigación; de igual forma para la validación externa se presentó el modelo a los empresarios de las tres pymes analizadas, quienes expresaron también que es una investigación valiosa, porque organiza con base en los procesos y deja disponible la información tanto de gestión ambiental como de SST que normalmente está dispersa o se desconoce. En ambas validaciones se destacó la facilidad de uso de las herramientas que lo componen.

El modelo de gestión resultado de esta investigación, articula Requisitos Ambientales RA, y de Seguridad y Salud en el Trabajo RSST, de carácter normativo con la operatividad propia de este sector económico del país; lo cual conduce a reducir los riesgos por el desconocimiento normativo, con el fin de evitar consecuencias legales, como multas, sanciones, etiquetas de empresas peligrosas, que causan graves perjuicios en la operación e incluso el cierre de la empresa, según la gravedad del incumplimiento.

Based on the information from the World Intellectual Property Organization (WIPO, 2016), the Small and Medium Enterprises (SMEs) are 90% of the businesses in most countries around the world; they make the economy to grow, through creating jobs, importing and exporting. Moreover, The United Nations Organization (The UN), using data from the International Council for small Enterprises, indicates that the SMEs generate between 60% and 70% of the employment and 50% of the growth domestic product (GDP) worldwide. However, the SMEs face many challenges in their daily operation, maintenance, growth and competitiveness (Olivares, 2018).

In Colombia, the SMEs generate 80% of the employment; it represents 90% of the production sector and 35% of the domestic production (Hernandez, 2018). On the other hand, as far as operation is related, The SMEs have to follow the most recent legislation about health and safety at work and environmental management. This rules are very strict and considered very important because it not only affects people but also the community. The failure of meeting the requirements of this law can generate penalties and very serious legal consequences, even the closure of the company. The furniture-manufacturing sector has been chosen for this investigation; as the report of the Annual Manufacturing Survey made by The National Administrative Department of Statistic (DANE, 2017), stated it employed about 17.365 people, which is 2.4% of the manufacturing industry.

According to the above, the objective of this investigation is to design a management model for the SMEs dedicated to manufacture of wooden furniture for construction companies in Bogota. This model is based on The Business Process Management (BPM), taking the Environmental, health, and safety at work legal requirements applicable to production and support processes. In other words, this model is a management tool, which serves as a guide for these companies to comply to the latest legal regulations for this matters; minimizing operational risks.

In this context, a multiple case of study was developed in three furniture manufacturing SMEs established in Bogota. The model is based on an integrated management system following the Business management process methodology; it integrates all the processes of manufacturing and installation of wooden furniture for construction as well as administrative processes.

Some of the advantages of this model are: centralized data, which makes it easy to access from the different stakeholders; facilitates knowledge transfer and reduce the time used gathering information and put it together. In addition, it doesn’t need a significant investment on technology, since the tools supporting it, as Microsoft Office and Bizagi Modeler (free software for processes documentation) do not require sophisticated installation.

All those elements are combining in a tool developed in Java. Allowing the different users to enter and access the information in a simple and efficient way.

The model was validated internally and externally. Academic experts evaluated it internally, with positive results regarding to its relevance and the methodology applied on it. Similarly, the entrepreneurs of the analyzed SMEs carried out the external validation; they all stated that it is a valuable model, as the information about environmental management and occupational health and safety is now organized based on the processes, and available to the different stakeholders, instead of being scattered or unknown. Both validations highlighted how simple and user friendly are the different tools using on it.

In addition to what has already been stated, this model also substantially reduce the lack of knowledge about the legal requirements about Environmental Management and occupational health and safety, in order to avoid legal consequences, such as fines, penalties or even the closure of the company.