Diseño de un modelo de gestión de portafolios para empresas del sector de servicios de aseo, gas e infraestructura de un grupo empresarial

Abstract

The work of degree was developed in the Business Group of Llano, formed by the companies Bioagrícola del Llano S.A. ESP, Inversiones Alis Ltda. And Llanogas S.A. ESP. Grupo Empresarial del Llano needed a process to easily define which projects to implement in order to leverage the objectives defined by the organization, according to prioritization criteria, which will facilitate decision-making on them and constant monitoring. Therefore it was considered important to improve the management of the projects and initiatives of the organization, define a portfolio that allows to consolidate, group and manage them in a centralized manner, so that it is possible to ensure the correct management of them, and the scope of their objectives, adding value to the organization. Due to the above, this work of degree raised four objectives: First, to make a diagnosis of the current situation of the organizations belonging to the Business Group of the Llano that allows establishing the baseline for the design of the model; second, to design a methodological proposal for the management of the portfolio of projects of the Empresarial del Llano Group based on the Project Portfolio Standard of the PMI (3rd edition) and according to the procedures and practices of the organizations analyzed; third, define a guide for the implementation of the proposed methodology, including the deliverables and their respective responsible within each of the organizations that make up the group; and fourth, after implementing a pilot test for the validation of the proposed methodology, by the project sponsor and establishing measurement and monitoring mechanisms for the portfolio management model to be implemented in the business group, in order to obtain greater control about the projects formulated in the different organizations that make it up, establishing a clear hierarchization and prioritization of the projects. To achieve the specific objectives set forth, the methodology of explanatory qualitative research was used, which can be defined as the research that produces descriptive data by being inductive, understanding the context and allowing going from the general to the specific and thus recognize, evaluate and determine the needs of implementation of the project portfolio management model in the Empresarial del Llano Group. As a complement to the above, the particular and specific method was used, through observations supported by interviews, which were used as primary sources to know the activities developed around the management of project portfolios in the organization. As secondary sources we used the PMI portfolio standard (3rd edition), the strategic planning of the organization, as well as guidelines, methodologies and related information and published with the topic of project portfolio management in different organizations. The techniques used for the investigation were expert judgment, information analysis, literature review, internet search and brainstorming; Field investigations were carried out supported by the survey and the interview, which were applied to different stakeholders of the Project Portfolio Management and the strategic planning of the companies analyzed. Although there were other standards for the management of the project portfolio, among them the "The Standard of Portfolio Management" and the "International Project Management Association", which is one of the leading associations in the certification of competencies in project management, programs and portfolios, in Spain; The justification for the selection of the PMI standard is due to the fact that there is more information available to organizations, allowing in this way to have established references that guarantee the proper development of the proposed work supported with a series of processes, tools and techniques to manage a portfolio of projects that provides the expected value for the organization studied. The proposed degree work sought to design a corporate portfolio management model in the Empresarial del Llano Group, so as to maximize the value of the projects for the organization, which are aligned with the strategic objectives and the allocation of resources It will be done in a balanced way. On the other hand, it is advisable to indicate that there is support from top management to carry out this degree work, since it is essential for the resources that are needed and that involves a good management of the projects. with people willing to change, you agree that the implementation and good management of this proposal is necessary to achieve success in the change in the organizational culture, supported by a good communication system with all the parties involved.

El trabajo de grado se desarrolló en el Grupo Empresarial del Llano, conformado por las empresas Bioagrícola del Llano S.A. ESP, Inversiones Alis Ltda. y Llanogas S.A. ESP. El Grupo Empresarial del Llano, necesitaba un proceso para definir con facilidad, cuáles proyectos ejecutar a fin de apalancar los objetivos definidos por la organización, de acuerdo a criterios de priorización, que le facilitara la toma de decisiones sobre los mismos y un constante monitoreo. Por tanto se consideró importante para mejorar la gestión de los proyectos e iniciativas de la organización, definir un portafolio que permita consolidarlos, agruparlos y administrarlos de manera centralizada, de modo que se lograra asegurar el correcto manejo de los mismos, y el alcance de sus objetivos, agregando valor a la organización. Por lo anterior, este trabajo de grado planteó cuatro objetivos: Primero, realizar un diagnóstico de la situación actual de las organizaciones pertenecientes al Grupo Empresarial del Llano que permita establecer la línea base para el diseño del modelo; segundo, diseñar una propuesta metodológica para la gestión del portafolio de proyectos del Grupo Empresarial del Llano basada en el Estándar de Portafolio de Proyectos del PMI (3ra edición) y según los procedimientos y las prácticas de las organizaciones analizadas; tercero, definir una guía para la implementación de la metodología propuesta, que incluya los entregables y sus respectivos responsables dentro de cada una de las organizaciones que conforman el grupo; y cuarto, tras implementar una prueba piloto para la validación de la metodología propuesta, por parte del patrocinador del proyecto y establecer mecanismos de medición y monitoreo al modelo de gestión de portafolio a implementar en el grupo empresarial, con el fin de obtener un mayor control sobre los proyectos formulados en las diferentes organizaciones que lo conforman, estableciendo una clara jerarquización y priorización de los proyectos. Para lograr los objetivos específicos planteados se utilizó la metodología de investigación cualitativa explicativa la cual puede definirse como la investigación que produce datos descriptivos al ser inductiva, entender el contexto y permitiendo ir de lo general a lo específico y así reconocer, evaluar y determinar las necesidades de implementación del modelo de gestión de portafolios de proyectos en el Grupo Empresarial del Llano. Como complemento a lo anterior se utilizó el método particular y especifico, a través de observaciones apoyadas por entrevistas, que fueron utilizadas como fuentes primarias para conocer las actividades desarrolladas en torno a la gestión de portafolios de proyectos en la organización. Como fuentes secundarias se utilizaron el estándar de portafolios del PMI (3ra edición), la planeación estratégica de la organización, así como, directrices, metodologías e información relacionada y publicada con el tema de gestión de portafolios de proyectos en diferentes organizaciones. Las técnicas utilizadas para la investigación fueron el juicio de expertos, el análisis de información, la revisión de literatura, la búsqueda en internet y lluvia de ideas; se realizaron investigaciones de campo apoyadas en la encuesta y la entrevista, las cuales se aplicaron a diferentes involucrados de la Gestión de Portafolio de proyectos y de la planificación estratégica de las empresas analizadas. Aunque se tuvieron otros estándares para la gestión del portafolio de proyectos, entre ellos el “The Standard of Portfolio Management” y el “International Project Management Association”, la cual es una de las asociaciones líderes en la certificación de competencias en dirección de proyectos, programas y carteras, en España; la justificación de la selección del estándar el PMI se debe a que se cuenta con mayor información disponible aplicada a organizaciones permitiendo de esta manera tener referentes establecidos que garanticen el buen desarrollo del trabajo planteado apoyado con una serie de procesos, herramientas y técnicas para gestionar un portafolio de proyectos que aporte el valor esperado para la organización estudiada. El trabajo de grado propuesto, buscó diseñar un modelo de gestión de portafolios corporativo en el Grupo Empresarial del Llano, de modo que se maximizara el valor de los proyectos para la organización, que se encontraran alineados a los objetivos estratégicos y que la asignación de recursos se realizara de una manera equilibrada. Por otra parte, es conveniente indicar, que se cuenta con el respaldo por parte de la alta dirección para llevar a cabo este trabajo de grado, ya que es primordial por los recursos que se necesitan y que conlleva un buen manejo de los proyectos, contar con personas dispuestas al cambio, consientes que la implementación y buena gestión de esta propuesta es necesario para lograr el éxito en el cambio en la cultura organizacional, apoyado en un buen sistema de comunicación con todas las partes involucradas.