Diseñar un modelo que integre LEGO® SERIOUS PLAY® con BPM para determinar y documentar la promesa de valor de los equipos estratégicos, de una empresa del sector carrocero.

Abstract

Las empresas del sector manufacturero están en constante búsqueda de mejorar sus procesos desde siempre, buscando hacer sus equipos más flexibles para dar respuesta a las fluctuaciones del mercado; el sector carrocero, en el cual se desarrolla este proyecto, no es ajeno a esta búsqueda, ya que, a pesar de su crecimiento y el de los sistemas integrados de transporte masivo, ha presentado diversas dificultades en estos tiempos de pandemia, disminuyendo sus ventas y sus resultados financieros, requiriendo así, esfuerzos adicionales para cumplir y mantener la promesa de valor a sus clientes, a través de sus procesos tanto operativos como administrativos, para ser cada día más competitivos.

Con el fin de buscar que la empresa pudiese conectar sus propios objetivos con los objetivos de sus empleados para ser más resiliente y ágil, comprendiendo la organización como un sistema que tiene elementos interrelacionados y conectados, donde los resultados de sus componentes afectan sus resultados en conjunto, la compañía tomó la decisión de formar un equipo certificado en la metodología LEGO® Serious Play®, para que a través de ellos, se pudiese ayudar a las personas a desarrollar soluciones creativas y colaborativas a problemas complejos, a través del planteamiento de oportunidades de mejora que permitan la creación de un plan de acción.

Sin embargo, LEGO® Serious Play® LSP, a pesar de que garantiza el descubrimiento de las promesas de valor, la generación de oportunidades de mejora y la conexión de los objetivos de la organización, no asegura su replicabilidad y sostenibilidad, ya que no permite garantizar la gestión del conocimiento que coadyuve a señalar y aclarar el camino a seguir para cumplir dicha promesa, así como los responsables que intervienen en cada proceso, sus entradas y salidas. Razón por la cual, la presente investigación propone un modelo para integrar LSP con Business Process Management BPM, logrando que las promesas, resultado de los talleres LSP, se conviertan en actividades del día a día y con un control a partir de métricas propuestas para la empresa análisis del estudio.

Como resultados importantes del modelo se tiene el Protocolo de creación de procesos a partir de los resultados del taller LSP, se hace un equivalente entre las etapas del ciclo de vida de los procesos y los pasos de diseño y ejecución de los talleres LSP, adicionalmente, otro resultado es la documentación de los procesos que permiten aprovechar las oportunidades de mejora y el diseño de los indicadores que facilitan monitorear su cumplimiento.

Companies in the manufacturing sector have always been in constant search of improving their processes, seeking to make their equipment more flexible in order to respond to market fluctuations; the vehicle body sector, in which this project is focused, is no stranger to this search, since, despite its growth and that of the integrated mass transportation systems, it experienced several difficulties during the pandemic, decreasing its sales and financial results, thus requiring additional efforts to fulfill and maintain the promise of value to its customers, through its operational and administrative processes, to be more competitive every day.

In an effort to seek that the company could connect its own goals with its employees' goals to be more resilient and agile, understanding the organization as a system that has interrelated and connected elements, where the results of its components affect their results as a whole, the company decided to form a team certified in the LEGO® Serious Play® methodology, so that through them, it could help people to develop creative and collaborative solutions to complex problems, through the approach of improvement opportunities that allow for the creation of an action plan.

However, although LEGO® Serious Play® LSP guarantees the discovery of value promises, the generation of improvement opportunities and the connection of the organization's objectives, it does not ensure its replicability and sustainability, since it does not guarantee that the knowledge management will help to point out and clarify the path to follow to fulfill this promise, as well as the responsible parties involved in each process, its inputs and outputs. For this reason, this paper proposes a model to integrate LSP with Business Process Management BPM, so that the promises, resulting from the LSP workshops, become day-to-day activities and with a control based on metrics proposed for the company analysis of the study.

Among the model's most important result is the Protocol for the creation of processes based on the results of the LSP workshop; an equivalence is made between the stages of the life cycle of the processes and the design and execution steps of the LSP workshops; additionally, another result is the documentation of the processes that allow taking advantage of the improvement opportunities and the design of the indicators that facilitate the monitoring of their compliance.